کاهش ۵۰ درصدی زمان مدیریت امور صندوق با نرم افزار قرض الحسنه گندم

با پیشرفت تکنولوژی و استفاده از فناوری اطلاعات و ارتباطات در تسهیل امور همواره کسب و کارها با رشد چند درصدی یا چند برابری رو به رو بوده‌اند. به طور مثال استفاده از نرم افزارهای ارتباط با مشتریان آن هم از نوع تحت وب کار را به گونه ای ساده می کند که بتوانید بدون استفاده از نرم افزارهای ویندوزی و استقرار پیچیده، به صورت ابری با در دست داشتن نام کاربری و رمز عبور خیلی ساده فهرستی از مشتریان، فرصت ها و بازارهای جدید را تهیه و تحلیل کنید اما تنها ویژگی ها و امکانات در نرم افزارها ملاک نیست. شنیده شده و آمار و ارقام نیز نشان می دهد که معمولاً در سالهای اول استفاده از نرم افزارها کاربران تا درصد بسیار زیادی تصمیم به استفاده از نرم افزار ندارند و ترجیح می‌دهند که با روش‌های قبلی خود امور را مدیریت کنند اما معمولا نرم افزارهایی که از رابط کاربری و امکانات ساده و سهولت در راهبری برخوردارند همیشه موفق تر بوده اند و افراد مشتاق به استفاده از آنها خواهند بود.

یکی از دلایلی که مدیران را به استفاده از فناوری‌های روز ترغیب می‌کند کاهش زمان تلف شده و داشتن زمان بیشتر جهت رسیدگی به سایر کارهای مهم می باشد. مدیریت صندوق های قرض الحسنه به دلیل ارتباط داشتن با افراد و به تبع آن بالا بودن تعداد تماس ها، ایمیل ها، پیامک ها و درخواست ها و مراجعات حضوری کمی زمان بر و دشوار است. شاید در ابتدای راه اندازی یک صندوق قرض الحسنه نیاز آنچنانی به استفاده از نرم افزاری مانند گندم نباشد اما با گذشت زمان و با بالا رفتن تعداد اعضا و پرداخت های متفاوت در بازه های زمانی ناگزیر مدیریت تصمیم به استفاده از نرم افزارهای رایانه ای برای مدیریت صندوق قرض الحسنه خواهد گرفت.

در اینگونه نرم افزار ها سادگی، کاربردی بودن و سرعت بالای انتقال اطلاعات امری بسیار مهم است. اگر شما صدها عضو دارید که ۱ مهرماه پرداخت خود را از طریق کارت به کارت انجام میدهند و رسید آن را در شبکه اجتماعی برای شما ارسال می کنند واقعا لازم است که کارمندی اختصاصی برای این کار در نظر گرفته شود اما خوشبختانه به لطف پیشرفت فناوری های پرداخت خصوصا پرداخت های اینترنتی و به کمک نرم افزارهای تحت وب مانند گندم این کار بسیار ساده شده است. شما می توانید هزاران عضو را در کمتر از چند دقیقه مدیریت کنید. وجه های پرداختی را دریافت کنید، صورتحساب آنها را تنظیم کنید، عدم مغایرت از بانک را دریافت کنید و گزارشی کامل و دقیق از افراد، حساب‌ها، تاریخ و نحوه استفاده از پول را در حساب کاربری آنها ایجاد کنید. منظور از نحوه استفاده از پول این است که پول پرداخت شده بابت کدام مورد است: حق عضویت، وام، جریمه، هزینه عضویت یا سرمایه اولیه. همه را کاربر با یک کلیک پرداخت می‌کند و این سیستم است که بر اساس تنظیمات صورت گرفته تصمیم می‌گیرد مبلغ واریز شده در کدام قسمت از حسابداری تهیه و تنظیم شود.
همانطور که در بالا نیز اشاره شد استفاده کاربران خصوصاً مدیران از نرم افزارها در سال اول بسیار کم است و غالباً از استفاده از نرم افزار پشیمان میشوند. شاید برای آنها سخت باشد که تمام راهکارها و روش های قبلی را کنار بگذارند و از روشی نو استفاده کنند اما همیشه روش های نو با ارائه راهکاری بهتر، سریع تر و ساده تر پا به زندگی ما می گذارند. حوزه قرض الحسنه شاخه ای از فعالیتهای گروه مالی است که مانند سایر روش های مالی مستلزم داشتن دانش حسابداری و دانستن اصول و روشهای حسابداری و حسابرسی است. خوشبختانه در ایران فرهنگ قرض الحسنه به خوبی رشد کرده و تعداد زیادی صندوق قرض الحسنه در ایران در بین خانواده‌ها و طوایف مختلف تشکیل شده است که قوانین و سازوکار صندوق های خانوادگی بسیار ساده است.
سعی ما در این نرم افزار بر آن است که بتوان بدون داشتن دانش حسابداری صندوق های قرض الحسنه را مدیریت کرد. کلیه گزارش های کاربردی اعم از فهرست واریزها، مانده حساب، صورتحساب، فهرستی از وامها با وضعیت پرداخت شده و پرداخت نشده، صفحه ای از درخواست هایی که برای دریافت وام ثبت شده است را بدون نیاز به داشتن دانش حسابداری می توان در اختیار داشت.
این که مدیری تصمیم بگیرد حساب دفتری یا فایل اکسل قرض الحسنه ای که روی رایانه شخصی خود ایجاد کرده است را کنار بگذارد و از امکاناتی بالاتر و بهتر استفاده کند همیشه با نگرانی ها و ریسک هایی همراه بوده است. البته ناگفته نماند که این تصمیم ها و مهاجرت ها همیشه هم به نتیجه مطلوب نمی رسند. از نظر ما نرم افزاری که بیش از نیم ساعت آموزش آن طول بکشد نرم افزاری سخت است و معمولا نرم افزارهای سخت با استقبال روبرو نمی شود چرا که شاید یک مدیر هر ماه چندین مرتبه وارد نرم افزار شود و اگر قرار باشد این سختی و پیچیدگی به قدری زیاد باشد که مجبور شود کارها و روش های کار را روی کاغذ یادداشت کند و به همراه خود داشته باشد عملا این نرم افزار ناکارآمد است.

تمرکز نرم افزار صندوق قرض الحسنه تحت وب گندم بیشتر روی صندوق‌های خانگی می باشد که تعداد اعضای آن اصلا مهم نیست ولی لازم است که هر کاربر نام کاربری و رمز عبوری داشته باشد که بتواند با استفاده از آن با مرورگر رایانه شخصی، موبایل  یا اپلیکیشن اندروید وارد حساب شخصی خود در صندوق شود. قطعا با امکان ورود اعضا به نرم افزار زمان پیگیری‌های صندوق بسیار کاهش پیدا میکند. فرایند درخواست وام و بستن حساب بسیار کوتاه می شود. به عنوان مثال در محیط کاربری نرم افزار منویی تحت عنوان درخواست وام وجود دارد که با ثبت مبلغ و تعداد اقساط بدون اینکه لازم باشد با مدیر تماس گرفته شود این درخواست به سادگی ثبت می شود و در پنل مدیریتی نیز وضعیت آن تایید یا رد خواهد شد.
ایده اولیه تولید این نرم افزار در سال ۹۳ آغاز شد. نسخه های ابتدایی این نرم افزار با مشکلاتی همراه بود که با گذشت زمان و با همکاری مشتریان وفادار روز به روز بر کیفیت و کارایی آن افزوده شده است و امید است در آینده نزدیک بتوانیم خدماتی با کیفیت تر ساده تر را به مشتریان خود ارائه دهیم.