حسابداري ابري چيست؟

راهکار ابری امروزه در همه کمپانی های بزرگ جهان در حال اجراست در ایران هم شرکت های مختلفی خدمات حسابداری را به صورت ابری ارایه میکنند این شرکت ها با ایجاد بستری یکپارچه پلتفرم خود را بین همه مشتریان به شکل برابر تقسیم میکنند و هر مشترک بر اساس میزان قابلیت هایی که فعال کرده است میتواند از آن استفاده نمایید . در این بین حسابداری قرض الحسنه خود نوعی از حسابداری است که در نرم افزار گندم این امر به صورت ابری نیز قابل اجراست و کمک بسیار زیادی به اداره و مدیریت صندوق میکند .

اصولا سیستم های حسابداری به دو شکل به اصلاح Self Host , Cload است که در این مقاله به طور کامل در خصوص تفاوت ابری و تحت وب توضیح داده شده است . در نسخه ۲ نرم افزار گندم به صورت Self host عرضه میگردد و در آینده نسخه ابری نیز اجرا میگردد.

در ادامه بیشتر با حسابداری ابری آشنا میشود …

حسابداری ابری به انجام وظایف اساسی حسابداری مانند مدیریت و متعادل کردن دفاتر، با استفاده از نرم افزاری که در فضای ابری قرار دارد و اغلب در یک مدل خدماتی ارائه می شود، اشاره دارد. کارکنان یا حسابداران شخص ثالث می توانند حساب های پرداختی، حساب های دریافتی، دفتر کل و بسیاری موارد دیگر را در نرم افزار مدیریت کنند. درست مانند سایر سیستم های مبتنی بر ابر، نرم افزار حسابداری ابری بر روی پلتفرم ارائه دهنده ابر به جای هارد دیسک یا سرور محلی اجرا می شود. کاربران از طریق اینترنت به ابزارهای مورد نیاز خود دسترسی دارند، به این معنی که کارمندان یا حسابداران شخص ثالث برای درک وضعیت مالی کسب و کار نیازی به حضور در مکان خاصی ندارند. همین امر در مورد  نرم افزار ابری قرض الحسنه نیز صادق است.

حسابداری ابری در مقابل حسابداری داخلی

سیستم‌های حسابداری اولیه فقط در محل در دسترس بودند، به این معنی که یا روی هارد دیسک‌های رایانه‌های تیم حسابداری یا روی سروری که متعلق به شرکت و نگهداری می‌شد، اجرا می‌شدند. به طور کلی، هر کسی که می‌خواهد به نرم‌افزار دسترسی داشته باشد، به رایانه‌ای نیاز دارد که نرم‌افزار مناسب نصب شده یا در نزدیکی سرور باشد. علاوه بر این، تمام اطلاعات به‌جای ابر به صورت محلی ذخیره می‌شد، به این معنی که در برابر از دست دادن یا آسیب‌پذیری امنیت بالایی نداشتند.

در حالی که نرم‌افزار حسابداری اولیه مزایای عمده‌ای را نسبت به روش‌های دستی، مانند دفتر کل کاغذی ارائه می‌کرد، این سیستم‌ها نمی‌توانستند با انعطاف‌پذیری یا مقیاس‌پذیری نرم‌افزار ابری مطابقت داشته باشند. به عنوان مثال، کسب و کار مسئول ارتقاء نرم افزار بود که یک کار گران و زمان بر بوده. این مورد یک تفاوت اساسی با سیستم‌های نرم‌افزار به‌عنوان سرویس (SaaS) است، یک نوع محبوب نرم‌افزار ابری که در آن ارائه‌دهنده نرم‌افزار تمام تعمیر و نگهداری و ارتقاء را بر عهده می‌گیرد و مشتریان هزینه مجوز سالانه را پرداخت می‌کنند.

 

عملکرد حسابداری ابری 

در حسابداری ابری، حسابداران، کنترل‌کننده‌ها، مدیران ارشد مالی و سایر اشخاص مرتبط اجازه ورود به سیستم را دریافت می‌کنند و از طریق یک مرورگر وب، چه در لپ‌تاپ، تلفن هوشمند یا تبلت، به آن دسترسی دارند. ارائه‌دهنده همچنین ممکن است یک نرم افزار تلفن همراه برای بهبود تجربه کاربر در تلفن‌ها و تبلت‌ها ارائه دهد.

این نرم‌افزار معمولاً با حساب‌های بانکی شرکت یکپارچه می‌شود، بنابراین تمام تراکنش‌ها به‌طور خودکار در دفتر کل دیجیتال پست می‌شوند. کاربران اغلب یک داشبورد دارند که مهم ترین اطلاعات مالی را برای آنها نمایش می دهد، مانند پول نقد موجود، صورتحساب های سررسید پنج روز آینده یا پرداخت های سررسید شده از سوی مشتریان. همه اعداد بلافاصله با دریافت اطلاعات جدید توسط نرم افزار به روز می شوند و کاربران می توانند برای جزئیات بیشتر به داده ها بپردازند.

حسابداری یکی از اجزای کلیدی سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) است. یک پلتفرم ERP عملکردهای ضروری تجاری مانند حسابداری، برنامه ریزی مالی و بودجه بندی، مدیریت موجودی و سفارش، منابع انسانی (HR)، مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) و موارد دیگر را در پایگاه داده مرکزی یکپارچه می کند. این پایگاه داده ماژول‌هایی را که برای مدیریت جنبه‌های مختلف سازمان طراحی شده‌اند، به هم متصل می‌کند و بنابراین از فرآیندهای متقابل عملکردی پشتیبانی می‌کند که بسیاری از آنها باید به حسابداری مرتبط شوند. به عنوان مثال، حقوق و دستمزد، سفارشات خرید و ارزش موجودی در دسترس، همه باید در صورت وقوع در سیستم حسابداری ثبت شوند.

 

مزایای نرم افزار حسابداری ابری

اتوماسیون: وقتی حساب‌های بانکی به سیستم حسابداری متصل می‌شوند، تراکنش‌ها به‌طور خودکار پست می‌شوند، به این معنی که بدون ورود اطلاعات زمان‌بر یا واردات دستی. این نرم‌افزار می‌تواند تطبیق حساب‌ها و صورت‌حساب‌های بانکی را به صورت خودکار انجام دهد تا به شما کمک کند حساب کتاب ها را سریع‌تر ببندید. برخی از نرم افزارهای حسابداری همچنین می توانند به طور خودکار هزینه فروشندگان را پرداخت کنند و در تاریخ های تعیین شده توسط کاربر فاکتورها را برای مشتریان ارسال کنند.

دسترسی: همانطور که قبلا ذکر شد، تمام چیزی که هر کسی برای دسترسی به یک نرم افزار حسابداری ابری نیاز دارد اتصال به اینترنت، مرورگر وب و مجوز ورود است. آنها می توانند در دستگاه های تلفن همراه مانند تلفن های هوشمند و تبلت ها به این نرم افزار دسترسی داشته باشند. کارمندان و سایر کاربران برای دیدن اطلاعات یا تکمیل وظایف در سیستم نیازی به استفاده از یک رایانه خاص یا حضور در یک مکان خاص ندارند. همچنین به حسابدار شما از یک شرکت CPA اجازه می دهد تا به راحتی تمام داده های مورد نیاز خود را پیدا کند.

هزینه‌های سربار کمتر: سازمان‌هایی که از فناوری ابری استفاده می‌کنند، معمولاً کمتر از سازمان‌هایی که فناوری درون سازمانی خود را در داخل مدیریت می‌کنند، هزینه می‌کنند. به گفته شرکت تحقیقات ابری Datometry، بیش از 60 درصد از مدیران فناوری اطلاعات گفته اند که کاهش هزینه نگرانی اصلی آنها است. بسیاری از این صرفه‌جویی‌ها از این واقعیت ناشی می‌شود که برای مدیریت سیستم نیازی به خرید سخت‌افزار یا پرداخت هزینه به کارکنان IT ندارید. اجتناب از ارتقاء و تعمیر و نگهداری که اغلب منجر به صورت‌حساب‌های کلان از سوی فروشنده یا شریک می‌شود، هزینه کل مالکیت را نیز کاهش می‌دهد.

امنیت داده‌ها: پروتکل‌های امنیتی فروشندگان برتر نرم‌افزار ابری بسیار گسترده‌تر از آن چیزی است که اکثر مشاغل می‌توانند با سیستم‌های داخلی انجام دهند. ارائه دهندگان ابری به طور مرتب از داده های شما در سرورهای چندین مکان نسخه پشتیبان تهیه می کنند و این خطر را کاهش می دهند که یک آتش سوزی یا بلایای طبیعی می تواند نمونه سیستم و اطلاعات شما را به خطر بیندازد. افراد در دفتر شما نمی توانند هارد دیسک ها یا دستگاه های دارای اطلاعات حساس را بدزدند زیرا داده ها در خود دستگاه ذخیره نمی شوند و نیازی به اشتراک گذاری داده ها از طریق روش های ناامن مانند درایوهای فلش یا ایمیل نیست.

مقیاس‌پذیری: سازمان‌ها می‌توانند تقریباً از هر منبع محاسباتی مورد نیاز خود با نرم‌افزار ابری بهره ببرند. همانطور که کسب و کار و نیازهای آن رشد می کند، آنها می توانند فضای سرور را همانطور که نیاز دارند اضافه کنند. نیازی به خرید سخت افزار جدید یا انجام تنظیمات دیگر در صورت نیاز به عملکرد اضافی ندارند. این یکی دیگر از مزایای کلیدی برون سپاری تمام زیرساخت ها است. نرم افزارهای حسابداری ابری را می‌توان در مکان‌های متعدد یا مناطق جغرافیایی با هزینه کمتر و سریع تر پیاده‌سازی کرد.

پیاده‌سازی سریع‌: شرکت‌ها معمولاً می‌توانند سریع‌تر روی یک نرم افزار ابری راه‌اندازی و اجرا شوند، زیرا هیچ سروری برای خرید و راه‌اندازی و هیچ تیم فناوری اطلاعات برای آموزش وجود ندارد. علاوه بر این، فروشندگان هزاران پروژه را پیاده سازی کرده اند و فرآیندهای کارآمد و قابل تکراری را توسعه داده اند که به شما امکان می دهد به سرعت از مزایای سیستم جدید بهره مند شوید.

 

زمان استفاده از حسابداری ابری 

با توجه به مزایای عمده حسابداری ابری و هزینه های اولیه کمتر آن، بسیاری از شرکت های جدید از همان ابتدا نرم افزار حسابداری ابری را راه اندازی می کنند. حتی سیستم‌های حسابداری سطح ابتدایی هم اکنون نسخه‌های ابری را ارائه می‌کنند و ممکن است مشتریان را به این سمت سوق دهند.
امور مالی و حسابداری ریشه تمام کسب و کارها هستند، زیرا به آنها برای نظارت بر تراکنش ها و سنجش سلامت مالی در هر لحظه نیاز است. بدون رویه‌های مالی صحیح، یک کسب‌وکار دوام زیادی نخواهد داشت و خطر عدم انطباق با قوانین مالی و مالیاتی صاحب کسب و کار را تهدید می‌کند. هنگامی که یک شرکت برای اولین بار شروع به کار می کند، ممکن است از صفحات گسترده یا سایر سیستم های دستی برای مدیریت دفتر کل و سایر حساب های خود استفاده کند. با این حال، این رویکرد مستعد خطا و دست و پا گیر است.

 

6 دلیل استفاده از نرم افزار حسابداری ابری

نرم افزار حسابداری ابری می تواند شیوه های تجاری بهتری را ارائه دهد که به پیشرفت شرکت شما کمک می کند. در اینجا چند دلیل بزرگ برای انتقال حسابداری خود به ابر آورده شده است:

بهره برداری ارزان تر : سیستم حسابداری ابری معمولاً گزینه ارزان تری نسبت به جایگزین داخلی است. نیازی به خرید سخت‌افزار نیست و نیازی نیست که کسب‌وکار در مورد صورت‌حساب‌هایی که ناشی از ارتقاء و تعمیر و نگهداری اضافه می‌شود، نگران باشد، زیرا فروشنده از همه اینها مراقبت می‌کند. علاوه بر این، شرکت مجبور نیست نرم افزار VPN یا هر نوع میان افزار دیگری را خریداری کند تا به کارمندان اجازه دهد دور از دفتر کار کنند.

هزینه های قابل پیش بینی : از آنجایی که شرکت نیازی به نگرانی در مورد هزینه های ذکر شده در بالا را ندارد، بسیار آسان تر است که بداند احتمالاً چقدر برای نرم افزار حسابداری هزینه کرده است.

استفاده از جدیدترین فناوری : ارتقای مکرر و برنامه ریزی شده سیستم به این معنی است که کاربران می توانند مزایای فناوری های پیشرفته تر و نوظهور را که می توانند سودهای تجاری بیشتری به همراه داشته باشند، درک کنند. برای مثال، یک شرکت کوچک یا متوسط ممکن است بعید باشد که در یادگیری ماشین یا اتوماسیون فرآیند رباتیک (RPA) سرمایه گذاری کند تا کارایی عملیات مالی خود را افزایش دهد. اما یک ارتقاء ممکن است این قابلیت را اضافه کند و سازمان می تواند بدون هیچ سرمایه گذاری اضافی از آن بهره مند شود.

بهترین زیرساخت: فروشندگان ابر از هزاران یا حتی ده ها هزار سازمان پشتیبانی می کنند و پشتیبانی از همه این مشتریان نیازمند بهترین زیرساخت است. مراکز داده آنها به گونه ای مهندسی شده اند که عملکرد، امنیت و مقیاس بی نظیری را ارائه می دهند. اکثر کسب و کارها به دلیل سرمایه و تخصص مورد نیاز نمی توانند به تنهایی با توانایی های فروشندگان در هیچ یک از این زمینه ها مطابقت داشته باشند. اما همین کسب‌وکارها می‌توانند با خرید نرم‌افزار حسابداری از چنین ارائه‌دهنده‌ای از مزایای این زیرساخت بهره‌مند شوند.

بهبود تداوم کسب و کار : داده های ذخیره شده در سیستم حسابداری شما هم گسترده و هم حیاتی است و از دست دادن آن می تواند ویرانگر باشد. نرم افزار Cloud یک پوشش امنیتی ارائه می دهد زیرا اطلاعات شما در یک سرور راه دور ذخیره می شود و در مراکز داده در مکان های دیگر نسخه پشتیبان تهیه می شود. بنابراین اگر یک سیل یا گردباد یک مرکز داده را از بین ببرد، کسب و کار شما می تواند به کار خود ادامه دهد. این مورد در مورد سیستم‌های داخلی میزبانی شده روی سرور داخلی صدق نمی‌کند.

اتحاد کسب و کار: نرم افزارهای ابری برای هر جنبه ای از عملیات موجود است و می تواند به عنوان پایه ای برای اجرای تجارت شما در فضای ابری عمل کند. به عنوان مثال، ارتباط این نرم افزارها با یکدیگر به شما امکان می دهد تا فعالیت مشتریان را ردیابی کنید و سپس به طور خودکار آن تراکنش را در دفتر کل پست کنید. هنگامی که همه سیستم ها بر روی ابر قرار دارند، کارمندان می توانند به اطلاعات دسترسی داشته باشند و تنظیمات لازم را از هر کجا اعمال کنند.

آینده حسابداری ابری

با ادامه رشد، ابر به مرکزی برای نوآوری های فناوری تبدیل شده است. چند فناوری مختلف وجود دارد که می تواند منجر به صرفه جویی در زمان و هزینه اضافی شود.

هوش مصنوعی

هوش مصنوعی (AI) و به طور خاص یادگیری ماشینی، کاربردهای عملی برای نرم افزار حسابداری دارد. سیستمی با قابلیت‌های یادگیری ماشینی می‌تواند مقادیر زیادی از داده‌ها را بررسی کرده و آن‌ها را با ورودی‌های مشابه مقایسه کند تا هر چیزی را که از الگوی یکسانی پیروی نمی‌کند پرچم‌گذاری کند، زیرا این امر اغلب نشان دهنده یک اشتباه است. الگوریتم‌های یادگیری ماشینی به مرور زمان هوشمندتر می‌شوند زیرا اطلاعات بیشتری را پردازش می‌کنند و گاهی اوقات می‌توانند به طور مستقل تصمیم بگیرند.

بلاک چین

بلاک چین نیز مانند هوش مصنوعی، واژه‌ای است که احتمالاً شنیده‌اید. بلاک چین یک دفتر کل دیجیتال و توزیع شده است، یعنی هیچ مرجع واحد مرکزی وجود ندارد که حرکت و مبادله دارایی ها را با جزئیات ردیابی کند. هنگامی که یک تراکنش پست می شود، نمی توان آن را تغییر داد و همین امر احتمال تقلب را کاهش می دهد. این یک زنجیره شفاف از مالکیت ایجاد می کند که نشان می دهد چه کسی چه چیزی دارد و چه میزان بدهکار است.

سوابق بلاک چین همچنین می‌تواند کارهایی را که با نگهداری سوابق مالی و راستی‌آزمایی‌هایی که قبل از تسویه تراکنش‌های موسسات مالی انجام می‌شود، حذف یا کاهش دهد. هنگامی که دفتر کل به‌روزرسانی می‌شود، نشان می دهد که مشتری کالاهایی را که به شما سفارش داده است دریافت کرده است یا نه، این امر می‌تواند باعث پرداخت خودکار و فوری شود، بنابراین نیازی به صرف زمان و هزینه برای جمع‌آوری ندارید.

بلاک چین و هوش مصنوعی در کنار هم می توانند حتی ممیزی هر تراکنش را به صورت خودکار امکان پذیر کنند.

ادغام نرم افزار

همانطور که قبلا ذکر شد، تقریباً هر نوع نرم افزاری اکنون در فضای ابری موجود است و شامل نرم افزارهایی می‌شود که نیازهای خاص را برطرف می‌کنند و برای اتصال به سیستم حسابداری شما طراحی شده‌اند.

در حالی که راه اندازی این ادغام ها به اندازه گذشته پیچیده یا زمان بر نیست، با این وجود هنوز هم فضای زیادی برای یکپارچه سازی آنها وجود دارد. در سال‌های آینده، نرم افزارهای کاربردی بیشتری به گونه‌ای توسعه خواهند یافت که به کاربران اجازه می‌دهد به فعالیت های خود در نرم افزار حسابداری دسترسی داشته باشند. این کار باعث می‌شود که کاربران نتوانند به‌طور دستی داده‌ها را جابجا کنند و نیاز به تعویض مکرر سیستم‌ها برای انجام وظایف مختلف یا یافتن اطلاعات مربوط به امور مالی نباشد.

مزایای استفاده از سیستم حسابداری ابری مشابه مزایای سایر نرم افزارهای ابری است. اداره یک شرکت بدون اطلاعات مالی دقیق و در زمان واقعی مانند رانندگی با ماشینی بدون سرعت سنج یا نشانگر سوخت است. به همین دلیل است که امروزه یک سیستم حسابداری مبتنی بر ابر سرمایه گذاری بسیار مهمی برای کسب و کارها تلقی می شود.

در پایان نرم افزار قرض الحسنه گندم نیز نوعی از حسابداری ابری می باشد که اعضا صندوق به صورت آنی و ابری قادر به استفاده از آن در هر ساعت شبانه روز و در مکانی مثل جاده و یا هنگام سفر از خدمات انلاین آن استفاده کنند.