آموزش کار با نرم افزار

با عرض سلام

آموزش استفاده از نرم افزار گندم در این صفحه شامل طبقه بندی به صورت ویدیو (در حال ضبط) و توضیحات متنی از سازوکار سیستم می باشد که معرف بخش های مختلف برنامه می باشد. ما در این آموزش به نکات مهم و کاربردی نرم افزار و روابط اصلی پرداخته ایم و به دلیل ساده بودن روند کار با برنامه اگر مشکلی در هنگام کار با مخصوصا در روزهای ابتدای خرید برنامه را دارید از طریق ارسال تیکت با ما در ارتباط باشید.

اولین نرم‌افزار تحت وب مدیریت صندوق‌های قرض‌الحسنه در ایران

نرم افزار گندم به‌عنوان اولین نرم‌افزار قرض الحسنه تحت وب در ایران ، امکانات مدیریتی و حسابداری صندوق‌های قرض‌الحسنه را به منظور مدیریت سریع و دقیق با کارایی بالا به همراه دارد. با استفاده از این نرم‌افزار، اعضا و مدیران می‌توانند در هر زمان و مکان، تنها با دسترسی به اینترنت از طریق مرورگر، از تمامی قابلیت‌های نرم افزار به صورت امن و  بدون محدودیت‌ سیستم عامل یا سخت افزار بهره‌مند شوند.  

ویژگی‌های کلیدی نرم‌افزار:

• دسترسی آسان در هر موقعیت جغرافیایی، تنها با اینترنت و یک مرورگر
• بدون نیاز به نصب در سیستم مدیر و اعضا، سازگار با ویندوز، لینوکس، مک و موبایل
• امنیت بالا و ارتباط امن، بهره‌گیری از جدیدترین پروتکل‌های رمزگذاری
• سرعت بالا و عملکرد بهینه، طراحی شده برای تجربه کاربری روان

ویژگی های کاربردی:

• برای اعضا : اعضای صندوق با داشتن حساب کاربری خصوصی، می‌توانند اطلاعات پس‌انداز و وام‌های خود را به صورت آنلاین مشاهده و بررسی کنند ؛ همچنین قادر به ثبت درخواست وام مطابق کنترل های تعریف شده بر اساس گروه اعضا و قوانین صندوق می باشند.
• کاهش حجم کاری مدیر :با امکان دسترسی آنلاین اعضا، بسیاری از درخواست‌ها و نیازهای آن‌ها به صورت خودکار انجام می‌شود و فشار کاری مدیر کاهش می‌یابد. مانند ثبت اسناد ، تهیه گزارشات و…
• شفافیت عملکرد: با توجه به اینکه شفافیت یکی از ارکان مهم در صندوق های قرض الحسنه می باشد این نرم افزار میتواند توسط چندین مدیر و ناظر در لحظه در دسترس باشد و از آنجا که اطلاعات فقط در یک دیتابیس قرار دارد هرگونه تغییر در حسابها به صورت آنی برای سایر مدیران قابل مشاهده است.
• سهولت در استفاده بدون دانش حسابداری : در طراحی نرم افزار گندم از روش های به روز طراحی استفاده شده تا افرادی که آشنایی نسبی کار با سایت های اینترنتی را دارند بتوانند از این نرم افزار استفاده کنند. باوجود اینکه این نرم افزار نوعی نرم افزار حسابداری است و کلیه ویژگی های حسابداری را دارا می باشد اما مدیر و اعضا نیاز به یادگیری دانش حسابداری ندارند و کلیه فرآیندهای مالی و حسابداری در این برنامه به صورت خودکار انجام میگیرد.

حساب‌ کاربری اعضا و مدیران

حساب کاربری در نرم افزار قرض الحسنه گندم به‌عنوان لینک اتصال کاربران به سیستم محسوب می‌شود. هر کاربر با استفاده از نام کاربری و رمز عبور خود می‌تواند به نرم‌افزار وارد شود و حساب های مالی او پیرو حساب کاربری ساخته میشوند.

انواع حساب کاربری

۱. حساب کاربری عضو

این نوع حساب مشابه دسترسی به سیستم‌های آنلاین بانکی مانند اینترنت‌بانک است. پس از ثبت‌نام و تأیید اطلاعات اعضا، به آن‌ها یک حساب کاربری اختصاص داده می‌شود که از طریق آن دسترسی به موارد زیرخواهند داشت:

• مشاهده جزئیات حساب‌های خود یا حساب های متصل
• پیگیری وضعیت وام‌ها و اقساط
• بررسی گزارشات پس‌انداز و بدهی‌ها
• ثبت درخواست وام و مشاهده وضعیت تایید یا رد درخواست توسط مدیر

مثال کاربردی از حساب کاربری اعضا نسبت به بانک‌ها:

به طور مثال اگر فردی در بانک ملی حساب باز کند، ابتدا اطلاعاتش در سیستم ثبت می‌شود و سپس بر اساس نیاز، حساب کوتاه‌مدت، بلندمدت یا وام برای او افتتاح می‌شود. در نرم افزار قرض الحسنه گندم نیز حساب کاربری عضو تنها یک هویت دیجیتالی است که به حساب‌های مالی او متصل می‌شود، اما عملیات مالی بر روی حساب عضو انجام می‌گردد، نه روی حساب کاربری.

۲. حساب کاربری مدیر

مدیران صندوق دارای دسترسی‌های گسترده و قابل تنظیم هستند و می‌توانند به موارد زیر دسترسی داشته باشند:

• مدیریت کاربران و حساب‌های اعضا
• افتتاح حساب اعضا و بستن حساب
• تنظیم و اعمال سیاست‌های مالی صندوق از طریق گروه حساب ها و گروه وام ها
• بررسی و تأیید عملیات مالی
• ایجاد سایر مدیران و مدیریت سطوح دسترسی نقش ها
• تهیه گزارشات و خروجی اطلاعات در اکسل

نقش ها و محدود سازی دسترسی به بخش های مختلف به نقش مدیر مربوط میشود

یکی از امکانات پیشرفته نرم افزار قرض الحسنه گندم، تعریف نقش‌های مدیریتی است که امکان کنترل و محدودسازی دسترسی‌ به بخش های مختلف نرم افزار را فراهم می‌کند. مدیر کل می‌تواند نقش‌های مختلفی ایجاد کند، به‌عنوان مثال:

مدیر افتتاح حساب: فقط امکان افتتاح حساب را دارد ولی نمی‌تواند عملیات مالی انجام دهد.

مدیر مالی: می‌تواند عملیات مالی را انجام دهد ولی به تأیید نهایی مدیر ارشد نیاز دارد.

مدیر ارشد: امکان تأیید نهایی و مدیریت تمامی بخش‌ها را دارد.

با استفاده از سیستم نقش‌ها و سطوح دسترسی، می‌توان امنیت اطلاعات را تامین کرد و کنترل کاملی بر مدیریت صندوق داشت و از دسترسی‌های غیرمجاز و بروز اشتباهات مالی جلوگیری کرد.

حساب مالی اعضا در نرم افزار قرض الحسنه گندم

پس از ایجاد حساب کاربری برای هر عضو، افتتاح حساب مالی برای او انجام می‌شود. در این مرحله، یک شماره حساب منحصربه‌فرد به هر عضو اختصاص داده می‌شود که تمام عملیات مالی، از جمله پس‌انداز، وام و پرداخت‌های ماهیانه، روی این شماره حساب ثبت می‌گردد.

نکات کلیدی در افتتاح حساب عضو

۱. امکان داشتن چندین حساب پس‌انداز

• هر عضو می‌تواند چندین حساب مالی داشته باشد.
• هر حساب می‌تواند مبلغ پس‌انداز و حق عضویت ماهیانه متفاوتی داشته باشد.
• تمامی تراکنش‌های مالی روی شماره حساب عضو انجام می‌شود، نه حساب کاربری او.
• حساب‌های اعضا به گروه‌های حساب وابسته هستند و از سیاست‌های گروه حساب پیروی می‌کنند.

۲. گروه‌بندی حساب‌ها و وام‌ها

• مدیریت حساب‌های پس‌انداز و وام‌ها بر اساس گروه‌بندی انجام می‌شود مثل درصد کارمزد، سقف وام، یا تعداد ضامن و یا مبلغ حق عضویت ثابت ماهیانه.
• با گروه‌بندی حساب‌ها، می‌توان تعیین کرد که هر حساب در هر گروه حساب اعضا، چه نوع وام‌هایی را دریافت کنند.
• این قابلیت به کنترل بهتر شرایط وام‌دهی کمک کرده و شفافیت مالی را افزایش می‌دهد.

مثال برای گروه‌بندی حساب‌ها و وام‌ها

فرض کنید صندوق شما دارای دو گروه عضویت و دو نوع وام است:

گروه الف:

حق عضویت ماهانه: ۵ میلیون ریال

سقف وام: ۵۰ میلیون ریال

کارمزد وام: ۲ درصد

گروه ب:

حق عضویت ماهانه: ۱۰ میلیون ریال

سقف وام: ۱۰۰ میلیون ریال

کارمزد وام: ۱ درصد

 در این حالت، باید دو گروه عضویت و دو گروه وام تعریف شود. این تنظیمات مشخص می‌کند که هر عضو بر اساس گروه حساب خود، چه سقف وامی و با چه کارمزدی دریافت می‌کند.

مزایای این سیستم در نرم افزار قرض الحسنه گندم

• انعطاف‌پذیری بالا در مدیریت انواع حساب‌ها و وام‌ها
• شفافیت مالی در نحوه تخصیص وام‌ها و حق عضویت‌ها
• کنترل و تنظیم سیاست‌های صندوق بر اساس نیازهای مختلف اعضا
• سازگاری با مقررات مالی صندوق

تنظیمات وام ها بر اساس پس‌انداز اعضا در گروه حساب اعضا

در برخی موارد، ممکن است بخواهید شرایط وام‌دهی را بر اساس میزان پس‌انداز اعضا تنظیم کنید. به عنوان مثال، اگر شخصی در گروه الف قرار دارد، می‌توانید تعیین کنید که این عضو فقط تا سقف ۲ برابر مبلغ پس‌انداز خود مجاز به درخواست وام باشد. این موضوع به سادگی با تنظیم الگوی محاسبه مبلغ وام در گروه اعضا قابل مدیریت است.

مثال:
فرض کنید سقف وام در گروه الف ۵۰ میلیون ریال است، اما اگر عضو مورد نظر فقط ۱۰ میلیون ریال پس‌انداز داشته باشد، بر اساس تنظیمات گروه اعضا خویش، حداکثر می‌تواند ۲۰ میلیون ریال وام دریافت کند (یعنی ۲ برابر پس‌انداز خود). حتی اگر سقف گروه وام بالاتر باشد، این عضو نمی‌تواند بیش از این مبلغ درخواست وام کند.

این تنظیمات به شما امکان می‌دهد وام‌دهی را به‌صورت کاملاً منعطف و متناسب با توان مالی اعضا مدیریت کنید. این ویژگی در بخش گروه‌بندی اعضا قابل تعریف است و به شما کمک می‌کند تا ریسک وام‌دهی را کاهش داده و شرایط را برای اعضا به‌صورت عادلانه تنظیم نمایید.

تعیین حداقل تعداد ضامن در گروه وام ها

بخش ضامن‌ها یکی از زیرمجموعه‌های گروه وام است. شما می‌توانید بر اساس نیاز خود، تعداد ضامن‌های مورد نیاز برای هر گروه وام را تعیین کنید.

مثال:

• در گروه ب، هنگام ثبت درخواست وام، باید حداقل ۲ ضامن مشخص شود.
• در گروه الف، نیاز به تعریف ضامن نیست و اعضا می‌توانند بدون ضامن درخواست وام ثبت کنند.

این تنظیمات به شما امکان می‌دهد تا بر اساس سطح ریسک و شرایط هر گروه وام، تعداد ضامن‌های لازم را مشخص کنید. این ویژگی باعث افزایش امنیت وام‌دهی و کاهش ریسک‌های مالی برای صندوق می‌شود.

مدیریت الزام به پرداخت حق عضویت در گروه بندی اعضا

در نرم افزار قرض الحسنه گندم، این امکان وجود دارد که حق عضویت ماهیانه را بر اساس گروه‌بندی اعضا تنظیم کنید. به این صورت که می‌توانید مشخص کنید آیا گروه خاصی از اعضا باید حق عضویت پرداخت کنند یا خیر.

ویژگی‌های این قابلیت:

• گروه‌های بدون حق عضویت:
  می‌توانید گروه‌هایی از اعضا تعریف کنید که نیازی به پرداخت حق عضویت ماهیانه ندارند. این اعضا می‌توانند بدون محدودیت در واریز مبلغ، از خدمات صندوق استفاده کنند.
• گروه‌های با حق عضویت:
  برای سایر گروه‌ها، می‌توانید حق عضویت ماهیانه را فعال کرده و مبلغ آن را مشخص کنید. این مبلغ به‌صورت خودکار در ابتدای هر ماه در صورتحساب عضو جهت پرداخت دیده میشود.

مثال:

• گروه الف: اعضای این گروه حق عضویت ماهیانه پرداخت نمی‌کنند و می‌توانند هر مبلغی را واریز کنند.
• گروه ب: اعضای این گروه موظف به پرداخت حق عضویت ماهیانه (مثلاً ۵ میلیون ریال) هستند.

عملیات مالی روی حساب اعضا

کلیه عملیات مربوط به پس انداز و وام ها روی حساب اعضا قابل انجام است و میتوان حساب ها را به گونه ای تنظیم کرد که به صورت ثابت ماهیانه مبلغ حق عضویت بدهکار باشند و با سررسید وام ها اقدام به پرداخت کنند که این عملیات شامل موارد زیر می باشد:

• پرداخت وجه روی یک حساب
  • پرداخت وجه گروهی روی چند حساب از طریق اکسل
  • دریافت وجه
  • تسویه حساب
  • صورتحساب

پرداخت وجه روی یک حساب (پرداخت هوشمند)

حساب‌های اعضا در نرم افزار قرض الحسنه گندم این امکان را فراهم می‌کنند که واریز و برداشت به سادگی ثبت شوند. برای واریز، کافی است وارد منوی حساب‌ها شوید، حساب مورد نظر را پیدا کنید و از گزینه پرداخت هوشمند استفاده نمایید.

ویژگی‌های پرداخت هوشمند:

• پرداخت یکجا انواع بدهی‌ها:
  در صفحه پرداخت هوشمند، اعضا می‌توانند تمامی بدهی‌های خود را به‌صورت یکجا تسویه کنند. این بدهی‌ها می‌توانند شامل این موارد باشند:
  • حق عضویت معوقه (مثلاً برای چند ماه)
  • اقساط معوقه ( برای همه وام و چندین قسط)
  • جریمه‌های دیرکرد ( همه وام ها)
  • فیش‌های پرداخت نشده (چندین فیش)
  • همچنین پرداخت بدهی همه حساب‌های خود و حساب‌های متصل به صورت یکجا

این قابلیت در پرداخت هوشمند باعث می‌شود که اعضا نیازی به مراجعه به بخش‌های مختلف نرم‌افزار برای ثبت تسویه و پرداخت نداشته باشند و همه کارها در یک صفحه به سادگی انجام شود. کاربر میتواند بیش از مبلغ مشخص شده حق عضویت یا وام نسبت به بدهی های خود نیز اقدام کند که در نهایت به عنوان مبلغ مازاد پس انداز او در صورتحساب عضو اضافه میگردد و مبلغ مازاد قابل برداشت نیز می باشد. همچنین میتواند کمتر از مبلغ بدهی را پرداخت کند و طی چند مرحله کل بدهی را تسویه نماید.

الگوی پرداخت : در هنگام پرداخت روی یک حساب سه الگوی کلی داریم ( خودکار – پس انداز(حق عضویت) – وام ). در صورت انتخاب گزینه خودکار بر اساس انواع بدهی هایی که حساب دارد اقدام میگردد و در صورت انتخاب پس انداز صرفا حق عضویت ها تسویه میگردد و در نهایت با انتخاب گزینه وام مبلغ وارد شده بابت بدهی وام ها استفاده میگردد.

کارکرد حساب‌های متصل

حساب‌های متصل، امکان دسترسی به حساب سایر افراد صندوق را فراهم می‌کنند. این دسترسی توسط مدیر به یک عضو خاص تخصیص داده می‌شود.

مثال:

فرض کنید یک سرپرست می‌خواهد برای فرزندان خود حساب‌های مجزا باز کند. مدیر صندوق می‌تواند این حساب‌ها را به حساب سرپرست متصل کند. در این حالت:

• سرپرست می‌تواند پرداخت بدهی‌های فرزندان را از طریق حساب متصل خود انجام دهد.
• بدون نیاز به ورود به حساب کاربری فرزندان، سرپرست می‌تواند عملیات پرداخت را به‌صورت یکجا روی حساب خود و حساب‌های فرزندان اعمال کند.

مزایای حساب‌های متصل:

1. سهولت در پرداخت:
   سرپرست می‌تواند تمامی پرداخت‌ها را از یک حساب کاربری مدیریت کند و نیازی به ورود به حساب‌های کاربری جداگانه نیست.
2. مدیریت متمرکز:
   مدیر صندوق می‌تواند دسترسی‌ها را به‌صورت متمرکز تنظیم کند و امنیت حساب‌ها را حفظ نماید.
3. کاهش حجم کاری:
   با استفاده از این قابلیت، حجم کاری مدیر و اعضا کاهش می‌یابد و فرآیند پرداخت‌ها سریع‌تر و ساده‌تر انجام می‌شود.

پرداخت وجه گروهی روی چند حساب با اکسل

در نرم افزار گندم امکان پرداخت گروهی به صورت همزمان وجود دارد این امکان در ادارات بسیار کاربردی است که مثلا با کسر از حقوق کارکنان یک فایل اکسل وجه مورد نظر را وارد صندوق میکنند و سپس نرم افزار گندم به صورت خودکار می تواند نسبت به تسویه بدهی ها اقدام نماید. از نظر کارکردی پرداخت وجه گروهی مشابهه پرداخت تکی (هوشمند) است و میتواند با تعیین مبلغ روی یک شماره حساب انواع بدهی ها را تسویه کند.

فیش‌ها و کارکرد آنها

در برخی موارد نیاز است برای اعضا بدهی ایجاد کنید (بغیر از بدهی هایی که سیستم به صورت خودکار بر اساس وام و حق عضویت ثابت ماهیانه ایجاد میکند) که پس از پرداخت و تسویه، در سرفصل مورد نظر تأثیرگذار باشد. به عنوان مثال، می‌توانید مشخص کنید از حساب شماره 12400 مبلغ صد میلیون ریال دریافت و در یکی از سرفصل‌های زیر واریز شود:

• سرفصل درآمدی

پس از پرداخت در سرفصل درآمدهای صندوق ثبت شود و موجب افزایش موجودی صندوق گردد.

• سرفصل پس‌انداز

پس از پرداخت باعث افزایش حق عضویت عضو شود.

• سرفصل هزینه ها

پس از پرداخت در سرفصل هزینه ثبت شود و موجب کاهش موجودی صندوق میگردد.

ایجاد و مدیریت فیش های اعضا:

در هنگام ایجاد فیش، کافی است تعیین کنید که نتیجه پرداخت روی کدام بخش تأثیرگذار باشد. به این ترتیب، پس از پرداخت، مبلغ به‌صورت خودکار در سرفصل تعیین‌شده ثبت می‌شود. همچنین توضیحات لازم و شماره حساب عضو را هم در نظر بگیرید.

مثال کاربردی:

1. ایجاد بدهی:
   برای حساب عضو بدهی به مبلغ ۱ میلیون ریال ایجاد می‌کنید.
2. تعیین سرفصل:
   مشخص می‌کنید که این مبلغ پس از پرداخت، در سرفصل درآمدی یا پس‌انداز حساب عضو تأثیر بگذارد.
3. تسویه بدهی:
   پس از پرداخت توسط عضو، مبلغ به‌صورت خودکار در سرفصل تعیین‌شده ثبت می‌شود.

ویژگی‌های این بخش:

1. انعطاف در تعیین سرفصل:
   می‌توانید تأثیر پرداخت را بر اساس نیاز خود در سرفصل‌های مختلف تنظیم کنید.
2. افزایش شفافیت:
   با تعیین سرفصل، گزارش‌های مالی صندوق به‌صورت دقیق‌تر و شفاف‌تر ثبت می‌شوند.
3. مدیریت آسان:
   نیازی به انجام عملیات دستی برای ثبت تأثیر پرداخت نیست و همه‌چیز به‌صورت خودکار انجام می‌شود.

سایر عملیات روی حساب اعضا

برداشت وجه : اعضا در نرم افزار قرض الحسنه گندم می‌توانند بر اساس میزان پس‌انداز خود، درخواست برداشت وجه کنند. مدیر صندوق نیز با ایجاد عملیات مالی برداشت از حساب، این درخواست را انجام می‌دهد.

انواع پس انداز در نرم افزار قرض الحسنه گندم به دو بخش تقسیم می‌شود:

1. حق عضویت ماهیانه:
   اعضا تا زمان بستن حساب، نمی‌توانند حق عضویت‌های پرداختی خود را برداشت کنند. اما در پس انداز (غیرقابل برداشت ) آنها قرار دارد
2. مبلغ پرداختی غیر از حق عضویت (مازاد پس‌انداز):
   اعضا می‌توانند نسبت به این بخش از پس‌انداز خود اقدام به برداشت کنند. البته این کار فقط توسط مدیر قابل انجام است و عملیات آن با ثبت توسط مدیر اجرا میگردد.

بستن حساب عضو: در برخی موارد، اعضا پس از مدتی تصمیم به خروج از صندوق می‌گیرند. در این حالت، مراحل زیر انجام می‌شود:

1. تسویه بدهی‌ها:
   عضو باید تمامی بدهی‌های خود (مانند وام‌های معوقه یا حق عضویت‌های پرداخت‌نشده) را تسویه کند.
2. تهاتر با پس‌انداز:
   اگر عضو بدهی داشته باشد، می‌توان از پس‌انداز حساب او برای تسویه بدهی‌ها استفاده کرد.
3. بستن حساب و پرداخت مازاد:
   پس از تسویه کامل، حساب عضو بسته می‌شود و مازاد پس‌انداز به یکی از روش‌های زیر به عضو پرداخت می‌گردد:
   1. واریز به حساب بانکی عضو
   1. پرداخت به صورت چک

این فرآیندها به مدیران صندوق کمک می‌کند تا به‌صورت منظم و شفاف، حساب‌های اعضا را مدیریت کنند و در عین حال، نیازهای اعضا را به‌خوبی پاسخ دهند.

صورت حساب عضو: کلیه رخدادهای مالی ثبت شده روی یک حساب به صورت کامل و طبقه بندی شده در یک صفحه تحت عنوان صورتحساب قابل مشاهده است که شامل مجموع وام های دریافتی – مجموع کل پس انداز – شرایط حال حاضر وام ها – گردش حساب بر اساس مانده روز تراکنش، قابل رویت است.

مدیریت وام‌ها در نرم افزار قرض الحسنه گندم

در نرم افزار قرض الحسنه گندم، وام‌ها به شماره حساب اعضا تخصیص داده می‌شوند. قبل از اینکه وام به عضو تخصیص یابد، لازم است درخواست وام ثبت شود. این فرآیند به‌صورت کاملاً سیستماتیک و کنترل‌شده انجام می‌گیرد تا از خطاهای احتمالی جلوگیری شود.  در گروه‌های اعضا و وام‌ها، سقف و کف وام تعریف شده است. این محدودیت‌ها از ورود اعداد دلخواه توسط کاربر جلوگیری می‌کند و تضمین می‌کند که وام‌ها تنها در محدوده‌های تعیین‌شده نسبت به شماره حساب ها اعطا شوند.

مثال: اگر سقف وام برای یک گروه ۵۰ میلیون ریال و کف وام ۱۰ میلیون ریال باشد، عضو نمی‌تواند درخواست وام خارج از این محدوده را ثبت کند. با تعریف محدودیت سقف و کف وام، از خطاهای احتمالی در تخصیص وام به‌صورت سیستمی جلوگیری می‌شود. این ویژگی باعث افزایش دقت و امنیت در فرآیند وام‌دهی می‌گردد.

مزایای این سیستم:

• شفافیت در وام‌دهی:
  محدودیت‌های تعریف‌شده باعث می‌شود وام‌ها به‌صورت عادلانه و بر اساس قوانین صندوق اعطا شوند.
• کاهش خطاهای انسانی:
  با جلوگیری از ورود اعداد دلخواه، خطاهای ناشی از اشتباهات دستی به حداقل می‌رسد.
• مدیریت آسان:
  مدیران صندوق می‌توانند به‌راحتی محدودیت‌های وام را برای هر گروه اعضا تنظیم کنند و از اعمال صحیح این محدودیت‌ها اطمینان حاصل نمایند.

۱. ثبت درخواست وام:

عضو باید درخواست وام خود را در سیستم ثبت کند. پس از ثبت درخواست، مدیر می‌تواند آن را تایید یا رد کند. البته درخواست وام میتواند از طرف مدیر برای عضو هم انجام شود که در این صورت محدودیت های مبلغ وام برای مدیر وجود ندارد. در هنگام ثبت درخواست وام سیستم سقف وامی که میتواند دریافت کند را نمایش میدهد و اگر نیاز به تعیین ضامن ها باشد در صفحه درخواست وام باید وارد شوند. (ضامن ها از سایر شماره حساب های صندوق می باشد)

۲. تبدیل درخواست به وام:

پس از تایید درخواست توسط مدیر، درخواست به وام تبدیل می‌شود. در نرم افزار قرض الحسنه گندم، انواع وام‌ها قابل تعریف هستند و امکان فعال‌سازی جریمه برای وام‌ها نیز وجود دارد. از طرفی امکان لغو درخواست با ذکر دلیل وجود دارد یا اگر لازم است که قرعه کشی بین درخواست دهنده ها باشد این امکان هم فراهم است که به صورت تصادفی در بازه مشخصی تعدادی از درخواست دهندگان را جهت اعطای وام پیشنهاد دهد.  پس از ایجاد وام به صورت خودکار اسناد مربوط به کارمزد وام در حسابداری ثبت میگردد و نیازی به ایجاد سند دستی نیست.

در هنگام ایجاد وام مدیر میتواند تاریخ شروع اولین قسط و نحوه تقسیم کارمزد وام را محاسبه کند یعنی میتواند کارمزد را به صورت یکجا از مبلغ وام کسر کند یا اینکه روی اقساط به صورت مساوی سرشکن شود. همچنین می توان فاصله بین اقساط را از یک تا شش تنظیم کنید. از طرفی اگر نیاز داشتید که در صورت دیرکرد در پرداخت اقساط جریمه هم دریافت شود گزینه فعال سازی جریمه نیز وجود دارد.

.مدیریت اقساط وام و تسویه بدهی اقساط :

• گزارش بدهی:
  اقساط وام پس از رسیدن به تاریخ سررسید، به‌صورت بدهی در گزارش‌های بدهی وام برای مدیر و حساب کاربری عضو نمایش داده می‌شوند.
• تسویه بدهی:
  پس از تسویه اقساط، بدهی به‌صورت خودکار از فهرست گزارشات حذف می‌شود و نیازی به اقدام دستی نیست. تسویه بدهی ها میتواند به صورت تکی یا گروهی به صورت اکسل انجام شود. در برخی از صندوق ها امکان تسویه بدهی ها به صورت اکسل (پرداخت گروهی) بسیاری کاربردی است و سرعت تسویه را بسیار افزایش میدهد.
• ثبت خودکار عملیات حسابداری:
  برنامه می‌تواند عملیات حسابداری و بدهکاری را به‌صورت خودکار ثبت کند. و این موضوع به صورت خودکار طی کار کردن با برنامه در پس زمینه اجرا میشود. از ایجاد وام تا تسویه وام اسناد حسابداری به صورت دقیق و خودکار اجرا میشوند.

ماهیت و کارکرد عملیات مالی

در نرم افزار قرض الحسنه گندم، تمامی فعالیت‌هایی که در جریان هستند، به عنوان عملیات مالی شناخته می‌شوند. این عملیات شامل موارد زیر است:

• اعطای وام
• واریز به حساب ( بابت حق عضویت – پس انداز – وام – جریمه – فیش )
• برداشت از حساب
• تسویه حساب
• ثبت درآمد
• ثبت هزینه
• انتقال وجه بین بانکی
• اسناد دستی حسابداری

هر یک از عملیات مالی، فرم‌های مشخص خود را دارند و برای کار با آنها نیازی به انجام عملیات حسابداری دستی نیست. با ورود اطلاعات و تنظیم فرم‌ها، اسناد حسابداری به‌صورت خودکار ایجاد می‌شوند و دسترسی برای اجرای سریع را فراهم میکنند.

ویژگی‌های عملیات مالی:

1. تایید یا عدم تایید:
   هر عملیات مالی یک مرحله تایید یا عدم تایید دارد. این امکان به شما اجازه می‌دهد تا قبل از نهایی شدن عملیات، آن را بررسی کنید. مثلا اگر عضو پرداخت خود را به صورت کارت به کارت انجام داده و رسید آن را در فرم پرداخت هوشمند ثبت کرده است مدیر با بررسی صورت حساب بانکی ( منظور گردش واقعی بانک است) نسبت به تایید عملیات مالی اقدام میکند
2. عقب‌گرد عملیات:
   اگر عملیات مالی نیاز به اصلاح داشته باشد، می‌توانید به سادگی آن را عقب‌گرد کنید. با این کار، تأثیرات ثبت سند به‌صورت کامل معکوس می‌شود.

مثال:
اگر روی حساب عضو ۱۰۰ میلیون ریال واریز شده باشد و بر اساس این عملیات، اقساط معوقه و حق عضویت‌ها تسویه شده باشند، با عقب‌گرد این عملیات، تمامی این تغییرات به حالت قبل بازمی‌گردند.

• متمرکز بودن عملیات مالی در  تایید یا رد توسط مدیر
  تمامی تغییرات مربوط به یک عملیات مالی در یک لیست قابل مشاهده می باشند. این ویژگی باعث می‌شود مدیریت عملیات‌ها ساده‌تر و شفاف‌تر شود.

مزایای و کاربرد سیستم  عملیات مالی:

• کاهش خطاهای دستی:
  با خودکارسازی اسناد، خطاهای ناشی از ورود دستی اطلاعات کاهش می‌یابد  و سیستم به صورت خودکار کار میکند.
• سرعت بیشتر:
  انجام عملیات‌ها به‌صورت خودکار و متمرکز، سرعت کار را افزایش می‌دهد. همچنین این امکان را میدهد که مدیران در سطوح مختلفی بتوانند عملیات را مدیریت کنند به طور مثال تایید عملیات را صرفا مدیر انجام دهد و کارشناس صرفا عملیات را در وضعیت معلق ایجاد کند.
• انعطاف‌پذیری:
  امکان تایید، رد یا عقب‌گرد عملیات، انعطاف‌پذیری بالایی به سیستم می‌دهد.

این قابلیت‌ها به مدیران و کاربران کمک می‌کند تا عملیات مالی را به‌صورت کارآمد و دقیق مدیریت کنند.
مدیریت پرداخت‌های صندوق  

مدیر صندوق می‌تواند کلیه مبالغی را که قصد دارد از صندوق خارج کند، از طریق برداشت از حساب، هزینه،  انتقال وجه یا اعطای وام، در انواع روش‌های پرداخت زیر مدیریت کند:

• پایا
• ساتنا
• صدور چک
• پرداخت نقدی

پرداخت‌ها می‌توانند در بخش مدیریت پرداخت‌های صندوق به دو وضعیت وصول شده یا وصول نشده رسیدگی شوند.

مثال کاربردی:

فرض کنید پس از تایید عملیات مالی وام، می‌خواهید مبلغ وام را در ابتدای ماه بعد به حساب بانکی مشتری واریز کنید. در این حالت فهرستی از همه پرداخت ها یا چک های سررسید شده و نشده را خواهید داشت.

ویژگی‌های مدیریت پرداخت‌ها:

1. انعطاف در روش‌های پرداخت:
   امکان استفاده از روش‌های مختلف پرداخت مانند پایا، ساتنا، چک یا نقدی وجود دارد.
2. وضعیت پرداخت:
   می‌توانید پرداخت‌ها را به وضعیت وصول شده یا وصول نشده تغییر دهید. و در موقع مشخص بدون تاخیر اقدامات لازم را انجام دهید
3. زمان‌بندی پرداخت:
   می‌توانید تاریخ دقیق واریز یا پرداخت را تعیین کنید و تاریخ سررسید را از دست ندهید.

مدیریت بانک‌ها و باجه ها  

در سیستم های مالی، بانک‌ها به‌عنوان یکی از طرف‌های حساب در نظر گرفته می‌شوند. نرم‌افزار قرض‌الحسنه گندم این موضوع را به‌طور کامل پشتیبانی می‌کند؛ به این معنا که هنگام ثبت پرداختی برای یک عضو، مشخص می‌شود که مبلغ از کدام بانک برداشت شده است. یا ثبت هزینه ها و درآمدها و وام ها به نوعی به بانک مربوط میشوند و تراکنش های مربوطه در بانک ثبت میگردد. در این نرم افزار میتوان چندین بانک تعریف کرد و موجودی به روز را مدیریت کرد.

همچنین این نرم‌افزار گزارش‌های دقیقی از گردش مالی بانک‌ها ارائه می‌دهد (بر اساس اسناد ثبت شده ) و مانده هر بانک را به‌صورت لحظه‌ای نمایش می‌دهد. مدیران می‌توانند به‌راحتی مانده حساب بانک را در تاریخ مشخص مشاهده کرده و روند واریزها و برداشت‌ها را رصد کنند.

علاوه بر بانک، امکان تعریف باجه نقدی نیز وجود دارد که عملکردی مشابه بانک دارد. همچنین، در صورت نیاز، می‌توان با استفاده از عملیات انتقال وجه بین بانکی، مانده حساب بانک‌ها و باجه‌ها را به‌روزرسانی کرد.

سیستم حسابداری خودکار در نرم افزار قرض الحسنه گندم

نرم افزار قرض الحسنه گندم با داشتن سیستم حسابداری خودکار و متمرکز، فرآیندهای داخلی قرض‌الحسنه را به‌طور چشمگیری ساده‌سازی می‌کند. یکی از بزرگ‌ترین چالش‌ها در سیستم‌های مالی، انجام کارهای حسابداری است، اما نرم افزار گندم این مشکل را با ویژگی‌های پیشرفته خود برطرف کرده است.

ویژگی‌های کلیدی سیستم حسابداری گندم:

1. حسابداری دوطرفه:
   از نسخه ۳ به بعد، نرم افزار قرض الحسنه گندم به‌طور کامل از حسابداری دوطرفه پشتیبانی می‌کند. این به این معناست که در هنگام ثبت عملیات مالی، اسناد مالی به‌صورت خودکار ایجاد می‌شوند و نیازی نیست کاربر با سرفصل‌های حسابداری آشنا باشد. تنها کافی است عملیات مالی را تایید یا رد کنید.
2. درختواره حسابداری چهارسطحی:
   نرم افزار قرض الحسنه گندم دارای یک درختواره حسابداری در چهار سطح است که از سیستم تفصیل شناور نیز پشتیبانی می‌کند. این سیستم به‌خصوص برای مدیریت حساب‌های اعضای صندوق بسیار کاربردی است.

سطوح مختلفی برای طبقه‌بندی حساب‌ها وجود دارد که شامل موارد زیر است:

• حساب کل: سطح کلی حساب‌ها که در صورت‌های مالی ارائه می‌شود، مانند “دارایی‌ها”، “بدهی‌ها” و “سرمایه”.
• حساب گروه: دسته‌بندی کلی‌تر از حساب‌های معین که حساب‌های مرتبط را در بر می‌گیرد، مانند “دارایی‌های جاری” یا “درآمدهای عملیاتی”.
• حساب معین: حساب‌های جزئی‌تری که زیرمجموعه حساب‌های گروه هستند، مانند “بانک”، “مانده پس انداز” یا “حساب‌های دریافتنی”.
• حساب تفصیل: سطح جزئی‌تر و قابل تفکیک حساب‌ها که برای ردیابی دقیق‌تر اطلاعات مالی استفاده می‌شود، مانند “حساب بانک ملی”، “حساب اعضا”
• ثبت اسناد دستی:
  اگرچه نرم‌افزار امکان ثبت اسناد دستی را نیز فراهم می‌کند، اما با توجه به اینکه اکثر عملیات‌ها به‌صورت خودکار انجام می‌شوند، نیاز به استفاده از اسناد دستی برای مدیران بسیار کاهش یافته است. اما همچنان این امکان برای موارد خاص وجود دارد.
• مدیریت سال مالی:
  کلیه اسناد حسابداری بر پایه دوره سال مالی تعیین‌شده ثبت می‌شوند. همچنین، امکان مدیریت و کنترل سال‌های مالی مختلف در نرم‌افزار وجود دارد.

مزایای سیستم حسابداری گندم:

• کاهش خطاهای دستی:
  با خودکارسازی اسناد مالی، خطاهای ناشی از ورود دستی اطلاعات به حداقل می‌رسد.
• سهولت در استفاده:
  کاربران نیازی به دانش حسابداری پیشرفته ندارند و تنها با تایید یا رد عملیات مالی، اسناد به‌صورت خودکار ایجاد می‌شوند.
• انعطاف‌پذیری:
  سیستم تفصیل شناور و درختواره چهارسطحی، انعطاف‌پذیری بالایی در مدیریت حساب‌ها ایجاد می‌کند.
• مدیریت سال‌های مالی:
  امکان مدیریت چندین سال مالی به‌صورت همزمان و کنترل دقیق اسناد مالی فراهم است.

گزارشات جامع و تحلیلی در نرم افزار قرض الحسنه گندم

یکی از بخش‌های قدرتمند و جامع در نرم‌افزار قرض‌الحسنه گندم، سیستم گزارش‌گیری آن است که به مدیران و کاربران امکان می‌دهد اطلاعات مالی و حسابداری را به‌صورت دقیق، شفاف و تحلیلی مشاهده و بررسی کنند.

این گزارشات به چند دسته اصلی تقسیم می‌شوند:

۱. گزارشات مالی و حسابداری

این بخش شامل گزارش‌هایی است که اطلاعات مالی و تراکنش‌های کاربران را ثبت و نمایش می‌دهد، از جمله:

گزارش عملیات مالی: نمایش دقیق و جزئیات تمامی تراکنش‌های انجام‌شده شامل واریزها، برداشت‌ها، اقساط وام و سایر نقل و انتقالات مالی.

گزارش بدهی اعضا: فهرستی از اعضایی که بدهی معوق دارند، به همراه میزان بدهی، تاریخ سررسید و وضعیت پرداخت آن‌ها.

گزارش پس‌انداز: نمایش میزان پس‌انداز هر عضو، تاریخ‌های واریز، برداشت و وضعیت حساب‌های پس‌انداز.

گزارشات حسابداری: شامل گزارشات استاندارد حسابداری مانند:

ترازنامه (بررسی وضعیت مالی و دارایی‌های صندوق)

دفتر روزنامه (ثبت تمامی رویدادهای مالی به تفکیک تاریخ)

تراز آزمایشی (بررسی صحت و تعادل حساب‌ها)

صورت سود و زیان (مشخص کردن میزان درآمد و هزینه‌های صندوق در بازه‌های مختلف)

۲. گزارش مانده کل (برآیند مالی اعضا)

یکی از گزارشات کاربردی در نرم افزار قرض الحسنه گندم، مانده کل است. در این گزارش، وضعیت مالی هر عضو بر اساس تفاضل پس‌انداز و وام‌های تسویه‌نشده نمایش داده می‌شود. عدد مثبت نشان‌دهنده مازاد پس‌انداز و عدد منفی نشان‌دهنده میزان بدهی عضو است. این گزارش به مدیران کمک می‌کند تا در تصمیم‌گیری‌های مرتبط با تسهیلات و مدیریت مالی، دید بهتری داشته باشند.

۳. گزارشات تحلیلی و آماری (نموداری)

علاوه بر گزارشات متنی، نرم افزار قرض الحسنه گندم امکان ارائه تحلیل‌های آماری به‌صورت نموداری را نیز فراهم کرده است. این نمودارها شامل موارد زیر می‌شوند:

• تعداد حساب‌های باز و بسته در بازه‌های زمانی مختلف

• تعداد وام‌های تسویه‌شده و تسویه‌نشده

• روند پس‌انداز و برداشت‌های اعضا

• جریان ورود و خروج نقدینگی در سیستم

این گزارشات و نمودارها به مدیران کمک می‌کنند تا دید بهتری نسبت به وضعیت کلی صندوق داشته باشند و تصمیم‌گیری‌های استراتژیک‌تری انجام دهند.

سایربخش های نرم افزار

• ارتباط با اعضا

امکان ارسال پیامک گروهی و تکی برای اعضای صندوق از طریق پنل مدیریتی مقدور است همچنین امکان شارژ سرویس پیامکی از درون خود نرم افزار نیز مقدور است

• پیامک های تراکنشی

در صورت تایید هر یک از عملیات های مرتباط با عضو پیامک مربوطه برای او جهت اطلاع رسانی از سامانه پیامکی نرم افزار ارسال میگردد.

• اطلاعیه ها

مدیر صندوق میتواند اطلاعیه های مختلفی را برای اعضا صندوق و یا پنل مدیران ایجاد کند

• آخرین کاربران وارد شده به سامانه

بعد از هر بار ورود به حساب کاربری لاگ مربوطه ایجاد و ثبت میگردد و مدیر را قادر میسازد که از کاربرانی که اخیرا وارد نرم افزار شده اند مطلع شوند.

• چند شعبه ای

از دیگر بخش های مهم نرم افزار گندم ساختار چند شعبه ای است که حساب های اعضا میتواند در چندین شعبه به صورت مستقل تعریف و مدیریت شود از طرف کلیه بخش های نرم افزار بر اساس شعبه هم عمل میکنند .

ورود گروهی اطلاعات

• ورود گروهی اعضا و حسابها
• ورود گروهی حساب های بیشتر
• ورود وام ها و تسهیلات پرداخت شده
• عملیات مانده بدهی حساب ها و تفصیل

حساب کاربری اعضا

• پرداخت بدهی
• مشاهده صورتحساب
• مشاهده وام ها و تسهیلات
• درخواست وام
• حساب های متصل

همچنین امکان نصب در سرور اختصاصی در سازمان ها و یا صندوق های بزرگ را دارد