BPMS چیست؟ اهمیت مدیریت فرآیندهای کسب و کار

BPMS مخفف “Business Process Management Software” یا “Business Process Management Suite” است. در هر صورت، BPMS (یا اخیرا iBMPS با “i” که به “هوشمند” بود آن اشاره دارد) یک ابزار نرم افزاری است که برای بهبود فرآیندهای تجاری سازمان از طریق تعریف، اتوماسیون و تجزیه و تحلیل فرآیندهای تجاری استفاده می شود.

مزیت کلیدی BPMS این است که کاربران آن، این فرصت را دارند که به طور فعال در بهبود فرآیندهای تجاری از طریق ابزارهای ساده و شهودی مشارکت کنند. همه این مزایا به دلیل سه جزء امکان پذیر است: ابزار ساخت فرآیندها، اجرای آنها (پلتفرم) و نظارت (کتابخانه فرآیند).

نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) در واقع یک رشته سازمانی است که در آن یک شرکت یک گام به عقب بر می ‌دارد و به همه این فرآیندها به طور کلی و جداگانه نگاه می ‌کند. وضعیت فعلی را تجزیه و تحلیل و زمینه های بهبود را برای ایجاد یک سازمان کارآمدتر و مؤثرتر شناسایی می کند. مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) نحوه ایجاد، ویرایش و تجزیه و تحلیل فرآیندهای قابل پیش بینی است که هسته اصلی کسب و کار یک شرکت را تشکیل می دهد.

مدیریت فرآیندهای کسب و کار یک چالش بزرگ برای اکثر سازمان ها است. بسیاری از صاحبان مشاغل تصور می کنند که این کار هزینه هنگفتی برای آنها دارد یا فقط برای فرآیندهای مهم باید آن را انجام دهند. با این حال، BPM بدون توجه به اندازه کسب و کار شما موضوع حائز اهمیتی است.

 

هدف BPM چیست؟

BPM به طور مداوم برای بهبود فرآیند کسب و کار استفاده می شود. یک فرآیند تجاری می تواند شامل هر یک از صدها یا هزاران کار و گردش کار و تائیدیه های مورد نیاز برای تکمیل کار باشد. نمونه های رایج شامل موارد زیر است:

– انجام سفارش محصول

– به روز رسانی حساب های مرتبط

– به روز رسانی پایگاه های داده مربوطه

– تایید و حواله فاکتور

– استخدام کارمند جدید

– فرایند صدور وام 

– و هر چیزی دیگری که برای اجرا نیاز به رویه های از پیش تعریف شده باشد

هدف آن بهبود نظم، بینش و کارایی فعالیت های جمعی است که فرآیند کسب و کار را تشکیل می دهند. BPM هرج و مرج را در جریان کار کاهش می دهد و مدیریت گردش کار موقت را حذف می کند.

هدف سازمان‌ های درگیر در BPM کنترل فرآیندها و بهینه‌ سازی مداوم آنها است. این رویکرد، سازمان کارآمدتری ایجاد می کند که بهتر بتواند محصولات و خدمات را ارائه دهد و با نیازهای متغیر سازگار شود.

 

چرخه فعالیت BPM

BPM از چند مرحله تشکیل شده است. بسیاری از کارشناسان BPM به این پنج مورد اشاره می کنند:

1. طراحی. فرآیند موجود را تجزیه و تحلیل کنید تا ببینید چه چیزی می تواند بهبود یابد. سپس، با استفاده از استانداردسازی و اتوماسیون، فرآیند کسب و کار را همانطور که باید وجود داشته باشد، برنامه ریزی کنید.

2. مدل. به نحوه عملکرد فرآیند کسب و کار در سناریوهای مختلف نگاه کنید.

3. پیاده سازی. فعالیت هایی از جمله استانداردسازی و اتوماسیون را انجام دهید.

4. نظارت. بهبود فرآیندهای کاری را ردیابی کنید تا ببینید عملکرد آنها چگونه است.

5. بهینه سازی. به بهبود فرآیند کسب و کار ادامه دهید.

سایر کارشناسان شش یا چند مرحله را به این فهرست اضافه می کنند که شامل تجزیه و تحلیل، مدیریت و خودکار سازی می شود.

 

مزایای مدیریت فرآیند کسب و کار

 

BPM کاری نیست که بتوان به یکباره انجام داد بلکه باید به صورت مستمر مدیریت شوند. شرکت ها باید از ابتدا تا انتها بر روی بهبود کارهای خود تمرکز کنند و صرفاً به وظایف فردی نگاه نکنند.

BPM به روش های زیر به مدیران کمک می کند:

•    اتفاقاتی که در سازمان آنها اتفاق می افتد را درک کنند.

•    فرآیندها را از ابتدا تا انتها تجزیه و تحلیل کنند.

•    بهبود مستمر فرآیندها و استراتژی کسب و کار

•    تأثیر بیشتری بر نتایج کسب و کار داشته باشند.

•    تطبیق فرآیند کسب و کار با روندهای بازار و نیازهای صنعت

•    در فناوری های نوظهور سرمایه گذاری کنند.

 

BPM به خوبی اجرا شده می تواند مزایایی را برای کل تجارت ایجاد کند ، مانند:

•    کاهش ضایعات

•    کاهش خطاها

•    صرفه جویی در زمان

•    تولید محصولات و خدمات بهتر

در ادامه به بررسی هر یک از این مفاهیم می پردازیم. BPM به خودی خود رشته ای است که توسط سازمان ها برای شناسایی، مستند سازی و بهبود فرآیندهای تجاری استفاده می شود. این نرم افزار برای فعال کردن تمام جنبه های BPM استفاده می شود.

1. تعریف و تحلیل فرآیند

فرآیند به دنباله ای از فعالیت ها گفته می شود که برای دستیابی به یک نتیجه خاص اجرا می شوند. قبل از اتوماسیون گردش کار، فرآیندها به مستندات نیاز دارند. مستند سازی فرآیند مستلزم همکاری و برنامه ریزی بین ذینفعان برای تعیین کارآمدترین و مناسب ترین اقدامات برای انجام یک وظیفه است. سپس جریان های فرآیند کسب و کار را می توان در یک سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار بازآفرینی کرد تا توسط پرسنل مربوطه بازبینی و اطمینان حاصل شود که تصویر موثری از فرآیند به دست می آید.

 2. طراحی (یا توسعه) فرآیند

برای ساخت فرآیندها در سیستم، کاربر به ابزار طراح فرآیند نیاز دارد. ابزارهای مورد استفاده طراح برای مدل سازی فرآیندهای کسب و کار در قالب فلو چارت و نمودار ارائه شده است. مجموعه ای از قوانین و عناصر، که برای مدل سازی فرآیند استفاده می شود، آن را انعطاف پذیر می کند. مزیت غیرقابل انکار مدل سازی فرآیندهای تجاری شرکت در سیستم های BPM این است که این فرآیندها به سادگی مستند نیستند بلکه آزمایش شده اند. این امر به کاربر اجازه می ‌دهد تا قبل از شروع انجام کار، نقاط ضعف را اصلاح کند.

 3. اتوماسیون

اتوماسیون وسیله ای است که توسط آن یک فرآیند با کمترین مداخله انجام می شود. اتوماسیون گردش کار به کسب و کارها کمک می کند تا فرآیندهای خود را بهتر مدیریت و بهینه کنند. ساختمان اتوماسیون ها شامل مدیریت اقدامات و وارد کردن مکانیسم های مورد نیاز برای شبیه سازی رفتار و نتیجه یک فرآیند است. کارهایی که احتمال خودکار شدن آنها بالاست، کارهایی هستند که به طور مکرر تکرار می شوند، کارهای معمولی در عملکردهای روزانه کارکنان هستند و از طریق یک فرآیند خودکار سریعتر تکمیل می شوند.

 4. تجزیه و تحلیل

ابزارهای سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار سطوح متعددی از گزارش یا توانایی ادغام با ابزارهای گزارش دهی را برای ارائه تجزیه و تحلیل در مورد عملکرد فرآیند ارائه می دهند. گزارش‌ ها به شاخص ‌های کلیدی عملکرد مرتبط هستند و داده ‌هایی را در مورد اثربخشی فرآیندها، اعضای تیم، تیم‌ ها و غیره ارائه می‌ دهند.

چرا به سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار نیاز دارید؟

کسب ‌و کارها برای همگام شدن با خواسته‌ های مدرن و محیط های تجاری در حال تغییر، باید فرآیندها را خودکار کنند. BPMS به تعریف گردش کار و ایجاد فرآیندهایی برای وظایف با هر پیچیدگی و خودکار سازی عملیات در چندین بخش کمک می کند. پلتفرم ‌های BPM فناوری اصلی را برای سازمان‌ هایی که در حال تغییرات دیجیتالی هستند، فراهم می ‌کند و به آنها کمک می ‌کند چرخه تحول خود را تسریع کنند، نوآوری داشته باشند و سریع ‌تر خود را با شرایط جدید تطبیق دهند.

چگونه فرآیندهای کسب و کار را با استفاده از BPMS مدیریت کنیم؟

تغییرات مکرر در فرآیندهای کسب و کار برای بازارهایی با محیط رقابتی بسیار رایج است. بسیاری از رویکردها و راه حل های نرم افزاری مختلف وجود دارد که به شما امکان می دهد فرآیندها را مطابق با شرایط تجاری در حال تغییر تنظیم کنید. با این حال، امروزه کسب‌ و کارها بیشتر به یک کلاس جدید از سیستم ‌ها، سیستم مدیریت فرآیند کسب ‌و کار و راه‌ حل (BPMS) روی می‌ آورند. این سیستم‌ های BPM یک رویکرد فرآیند محور را برای مدیریت شرکت اعمال می ‌کنند و این امکان را فراهم می ‌دهند تا فرآیندهای کسب‌ و کار خودکار شده و در صورت نیاز به سرعت آنها را تغییر داد.

مثال ها و نرم افزارهای مدیریت فرآیند کسب و کار

نرم افزارهای کاربردی BPM در بسیاری از بخش های یک سازمان استفاده می شود. نمونه هایی از نحوه استفاده از آن برای دستیابی به اهداف تجاری شامل موارد زیر است:

•    منابع انسانی. ابزار BPM می تواند بخش های منابع انسانی را کارآمدتر کند. به عنوان مثال، می تواند بررسی جدول زمانی را ساده کند. پذیرش استخدام ‌های جدید حوزه دیگری است که BPM می ‌تواند فرآیند آن را بهبود و سرعت ببخشد. هنگامی که وظایف منابع انسانی مبتنی بر سند خودکار می شوند، استفاده از فرم های کاغذی را در سراسر شرکت کاهش می دهند.

•    امور مالی. بخش‌ های مالی اسناد مختلفی را از فرآیندهای سیستم محور و انسان محور دریافت می ‌کنند. آنها حجم زیادی از ایمیل ها و فرم های کاغذی در مورد فرآیندهای مالی داخلی و خارجی شرکت دریافت می کنند. به عنوان مثال، یک پلتفرم BPM بخش های مالی را قادر می سازد تا درخواست های مرخصی و دریافت مساعده کارکنان را سریع تر پردازش کنند. همچنین می تواند فرآیندهای خرید را ساده تر کند.

•    فروش. تیم های فروش همچنین با ترکیبی از فرآیندهای انسان محور و سیستم محور سر و کار دارند. ابزارهای BPM می توانند تبادل قیمت ها و فاکتورهای فروش را هماهنگ کرده و در نهایت گردش کار چرخه فروش را کوتاه کنند.

برخی از ویژگی‌ هایی که باید در برنامه BPM جستجو کنید، عبارتند از:

•    ویژگی های تلفن همراه

•    گزارش و تحلیل

•    مدیریت اسناد

•    ادغام آسان نرم افزار

•    کنترل دسترسی مبتنی بر نقش

•    یک رابط کاربری بصری

•    ابزارها و فروشندگان BPM

نرم افزار BPM مجموعه ای از ابزارها و عملکردها را برای نقشه برداری، مدل سازی، خودکار سازی، مدیریت و بهینه سازی فرآیندها ارائه می دهد.

BPMS از فعالیت هایی مانند مدیریت قوانین تجاری، ارتباطات کاربر و تجزیه و تحلیل پشتیبانی می کند. BPMS هوشمند یا iBPMS قابلیت های نسل بعدی مانند تجزیه و تحلیل تطبیقی و ابزارهای همکاری پیشرفته را ارائه می دهد.

چند نمونه از ابزارهای BPM شامل موارد زیر است:

•    IBM Blueworks Live نقشه ‌برداری فرآیند را در این نرم ‌افزار همکاری مبتنی بر ابر دارد.

•    Kissflow دارای قابلیت ‌های یکپارچه ‌سازی API است که به کاربران اجازه می ‌دهد گردش‌ های کاری فرآیندهای تجاری خودکار را با سایر برنامه‌ ها ادغام کنند.

•    Novacura Flow از نرم افزار کم کد در برنامه BPM استفاده می کند. این امر سفارشی کردن برنامه را آسان تر می کند زیرا مهارت های برنامه نویسی کمی مورد نیاز است.

•    Quixy یک پلتفرم نرم افزاری بدون کد است که مدیریت فرآیندهای تجاری درون برنامه را نیز آسان می کند زیرا به مهارت های برنامه نویسی نیازی نیست.

•    Wrike وظایف تجاری را با تیم های همکار با هر اندازه ای خودکار می کند.