مدیریت هزینه ها و افزایش درآمد

صورتحساب سود و زیان (P & L) یک ابزار موثر برای مدیریت و کاهش هزینه های کسب و کار شما است. این ابزار به شما یک تصویر کلی از مقدار پولی که به دست می آورید یا خرج می کنید و از دست می دهید، می دهد و می تواند پیش بینی های دقیق در مورد آینده کسب و کار شما ایجاد کند.

در این مقاله ما به شما نشان خواهیم داد که چگونه صورتحساب P & L را در کسب و کار خود پیاده کنید و همچنین چگونه هر یک از اجزای آن را و هر آنچه آنها برای عملکرد مالی شرکت شما ارائه می دهند را به کار گیرید. همچنین خواهید دانست که چگونه تمامی این پروسه می تواند به شما کمک کند تا عیب یابی، اصلاح و برنامه ریزی فعالیت های مالی روزانه خود را بهبود ببخشید.

صورتحساب سود و زیان چیست؟

صورتحساب P و L یک صورتحساب مالی است که نشان می دهد که کسب و کار شما در یک دوره خاصی از زمانی چه مقدار پول خرج کرده یا به دست آورده است. صورتحساب P & L درآمد، هزینه های منفی و زیان شما را نشان می دهد. خروجی، سود یا زیان نهایی شما خواهد بود. صاحبان کسب و کارهای کوچک هنگام تهیه گزارش درآمد، دو گزینه برای گزارش دهی پیش روی خود دارند: صورتحساب سود و زیان به شکل یک مرحله ای و چند مرحله ای.

صورتحساب سود و زیان به شکل یک مرحله ای بسیار ساده است. کل درآمد شما را جمع می کند، سپس هزینه های کل را از آن کم می کند و درآمد خالص را به شما می دهد. از سوی دیگر، صورتحساب  سود و زیان چند مرحله ای P & L  ، نیاز به انجام محاسبات چندگانه به منظور رسیدن به درآمد نهایی نهایی شما دارد. فرمت انتخابی شما بستگی به نوع کسب و کار و هدف از P & L ای که شما ایجاد کرده اید، دارد.

گاهی اوقات صورتحساب P & L به نام صورتحساب عملیات، صورتحساب درآمد، سود، یا ساده تر از این موارد، سود خالص نیز شناخته می شود. شما می توانید از یک P و L در کنار سایر گزارش های مالی کلیدی مانند ترازنامه و صورت جریانات نقدی استفاده کنید تا سلامت کسب و کار خود را بررسی کنید و در صورت نیاز آن را بهبود ببخشید.

صورتحساب  P & L به طور معمول در زمان مالیات آماده می شود. اما صاحبان کسب و کار می توانند صورتحساب P & L را به صورت ماهانه، سه ماهه یا سالانه به منظور بررسی سود و مقایسه دوره های خاصی از زمان برای نشان دادن رشد درآمد خود، اجرا کنند. این مقایسه ها می تواند برای سرمایه گذاران و بانک ها مفید باشد آن هم زمانیکه می خواهند سطح مشکلات شرکت را قبل از سرمایه گذاری یا اعطای وام به یک کسب و کار ببینند.

صورتحساب سود و زیان به نام صورتحساب درآمد نیز نامیده می شود، درست زمانی که آنها در خارج از یک کسب و کار به اشتراک گذاشته می شوند. زمانی که صورتحساب برای استفاده داخلی است، P & L نامیده می شود. در غیر این صورت، این دو عبارت اساسا یکسان هستند.

اجزای صورتحساب سود و زیان

در ادامه با معنای هر بخش از صورتحساب P و L و اینکه اعداد و ارقام از کجا می آیند، آشنا خواهید شد:

درآمد

دانستن اینکه کسب و کار شما چه مقدار درآمد توانسته است کسب کند، یک عامل کلیدی در درک این واقعیت است که آیا کسب و کار شما سودآور هست یا نه. شما می توانید اینکار را از طریق مبنای پول نقد یا حسابداری تعهدی اندازه گیری کنید. خط درآمد در بالای P & L شما خواهد بود و درآمد کل را در طول دوره زمانی که شما تعیین کرده اید، علامت گذاری می کند (به عنوان مثال، سه ماهه یا پایان سال).

هزینه کالاهای فروخته شده

هزینه کالاهای فروخته شده یا COGS ، نشان دهنده هزینه ای است که شرکت شما خرج کرده تا کالا یا خدماتی را ارائه کند و شامل هزینه های مستقیم مانند مواد، کار و حمل و نقل است، اما هزینه های غیر مستقیم مانند اجاره یا خدمات را شامل نمی شود.

سود ناخالص

برای پیدا کردن سود ناخالص خود، هزینه کالاهای فروخته شده را از کل درآمد خود کسر کنید. شامل هزینه های سربار مانند اجاره، تجهیزات و ماشین آلات نمی شود، بنابراین نمی تواند نشان دهنده سود کامل شما باشد.

هزینه ها

هزینه های کلی به دو دسته تقسیم می شوند:

مستقیم: به طور مثال در کسب و کاری مانند نانوایی می تواند دستمزد کارکنان، آرد، کره، شکر، کوره ها باشد یا هر مورد دیگری که به طور مستقیم مربوط به تولید نان می شود.

غیر مستقیم: این هزینه ها ربطی به تولید محصولی ندارد. با توجه به مثال بالا، برای نانوایی، این هزینه می تواند شامل هزینه های سربار مانند اجاره، تعمیر و نگهداری، صورتحساب برق یا بنزین برای وانت های تحویل نان و آرد باشد. این موارد را در هزینه کالاهای فروخته شده، وارد نمی کنید.

درآمد عملیاتی

درآمد عملیاتی چگونگی سودآوری کسب و کار شما را نشان می دهد، بدون توجه به هزینه های خارجی مانند پرداخت های بهره، مالیات، استهلاک و بازپرداخت.

درآمد عملیاتی سود قبل از بهره، مالیات، استهلاک و بازپرداخت نیز نامیده می شود (EBITDA). نگران نباشید، به اندازه ای که نشان می دهد سخت و پیچیده نیست. از آنجا که شما کنترل بیشتری بر هزینه های داخلی خود نسبت به هزینه های خارجی دارید، بسیاری از حسابداران معتقدند EBITDA بهترین راه برای سنجش کسب و کار است.

هزینه بهره

به طور معمول هزینه های بهره، قرض گرفتن پول توسط شرکت است، به عنوان مثال، از طریق یک وام تجاری، حد اعتبار یا کارت اعتباری انجام می شود. هزینه های بهره، کل پرداخت بهره شما را به طلبکاران برای یک دوره خاص بر روی صورتحساب P & L نشان می دهد.

درآمد قبل از مالیات بر درآمد

سودآوری کسب و کار شما قبل از پرداخت مالیات بر درآمد است.

هزینه مالیات بر درآمد

این هزینه نشان می دهد که شما چقدر مالیات از درآمد خود پرداخت کرده اید.

سود خالص

سود خالص تمام هزینه های شما (مستقیم و غیر مستقیم) را از کل درآمد محاسبه می کند و کل سودی که شرکت شما به دست آورده است را نشان می دهد.

ضرر و زیان

ضرر و زیان نشان می دهد که هزینه های شما بالاتر از درآمد کسب و کارتان است و نشان می دهد که کسب و کار شما در طول یک دوره زمانی چه میزان متحمل ضرر و زیان شده و سودی کسب نکرده است.

نحوه تجزیه و تحلیل صورتحساب سود و زیان

اطلاع از نحوه بررسی یک صورتحساب P و L می تواند به شما نشان دهد که چگونه کسب و کار شما در طول زمان تکامل یافته و چه زمانی بیشترین سود آوری را برای شما به ارمغان اورده است. همچنین می تواند به شما کمک کند هر گونه مسئله و مشکل بالقوه را با جریان نقدی خود شناخته و حل کنید.

هنگام بررسی صورتحساب P و L نکات زیر را به خاطر داشته باشید:

1. سود خالص خود را بررسی کنید

کنجکاوید که بدانید اوضاع کسب و کارتان چگونه است؟ سود خالص خود را بررسی کنید. آخرین سود P & L شما نشان می دهد که آیا اوضاع مالی شما خیلی خوب است (درآمد بیشتر از هزینه ها بود) یا اوضاع مالی خوبی ندارید (هزینه ها بیشتر از درآمد بود).

در حالی که سود خالص چیزی است که همیشه موجب رضایت یک کسب و کار می شود، ضرر و زیان خالص همیشه به این معنی نیست که کسب و کار شما در معرض مشکل است، به ویژه هنگامی که تازه کار خود را شروع کرده اید. با این حال، می تواند هر زمینه ای را که ممکن است نیاز به توجه داشته باشد را نشان دهد تا تبدیل به ضرر و زیان همیشگی نشود.

2. جریان های درآمد و هزینه ها را بررسی کنید

زمانی که شما می دانید که کسب و کار شما سود خوبی کسب کرده است یا نه، ایده خوبی است که نگاهی دقیق تر به جریان های درآمد و هزینه های خود داشته باشید. منابع درآمد شما در راستای اهداف کسب و کار شما هستند؟ فقط یک بار اینطور بوده یا به طور مستمر؟ خوب است بدانید که افزایش سود حاصل از رشد تدریجی بوده یا یک اتفاق و ارتقا باعث آن شده است.از سوی دیگر، هزینه های خود را برای یک دوره زمانی خاص مورد بررسی قرار داده اید؟ برخی از هزینه ها مانند اجاره و خدمات ممکن است ثابت، در حالی که دیگر هزینه ها مانند ملزومات یا دستمزدها می توانند متغیر باشند.

اگر کسب و کار شما دارای ضرر و زیان خالص است، خوب است که پیگیر شوید چطور می توانید هر گونه هزینه های همیشگی را کاهش دهید یا بررسی کنید و ببینید برای دوره خاصی از زمان کاری شما بوده است یا نه.

3. اعدام و ارقام را مقایسه کنید

مهم است که صورتحساب P & L خود را با دوره های قبلی مقایسه کنید تا ببینید آیا سود یا زیان شما در یک دوره زمانی اتفاق افتاده یا قرار است همیشگی باشد.

بررسی درصد تغییر در هر دسته می تواند به شما کمک کند تا تعیین کنید که آیا شما در حال رسیدن به اهداف خود هستید یا نه. با وجود اینکه درصد زیادی از جهش در درآمد ممکن است در نگاه اول مثبت باشد اما اگر دقیقا همین زمان در سال قبل درآمد بسیار کمتری بوده باشد، رشد ممکن است به اندازه کافی قابل توجه جلوه کند. همین امر در مورد هزینه ها نیز صدق می کند.

بعد از اینکه مقایسه های خود را انجام دادید، بهتر در می یابید که آیا کسب و کار شما رشد و پیشرفت مورد نظرتان را داشته است یا خیر واگر نیاز به هرگونه تغییر رو به جلویی دارید آن را اعمال کنید.

4. حساب و کتاب ها را دوباره بررسی کنید

اگر در یک صفحه گسترده اکسل بر روی ساخت و بررسی صورتحساب P & L خود کار می کنید، مطمئن شوید که اعداد و ارقام را چندین بار چک می کنید تا اطمینان حاصل کنید که چیزی را از دست نداده یا به طور تصادفی یک فرمول تغییر نکرده است. گاهی اوقات، ورود اطلاعات دستی می تواند منجر به اشتباهاتی شود که بر سود خالص شما تاثیر می گذارد. بررسی صورتحساب قبلی شما نیز می تواند در این روند کمک کننده باشد.

داشتن یک درک عمیق از تجزیه و تحلیل صورتحساب P & L شما بسیار مفید است. به پاسخگویی سوالات کلیدی در مورد سلامت مالی کسب و کار شما کمک می کند و اینکه چگونه می توانید افزایش درآمد خود را برای رشد کسب و کارتان ثابت نگه دارید. هنگامی که اعداد و ارقام شما قابل اعتماد باشند و به طور منظم به روز شوند، زمان بیشتری را برای تمرکز بر روی اهداف بزرگتر خواهید داشت.