صرفه جویی در زمان و پول با بهبود فرآیندهای مالی
امروزه به دست آوردن موفقیت و جلو بودن از رقبا در محیط کسب و کار به معنی ایجاد تصمیمات هوشمندانه در جهت استفاده بهینه از منابع (زمان و پول) است. بخش بزرگی از پیشرفت مستمر در گرو اعمال اصلاحات در فرآیندهای مالی کسب و کار است که تیم مالی شما باید به طور روزانه آنها را انجام دهد.
با توجه به تعداد و پیچیدگی فعالیت های روتین که تیم شما باید به طور منظم آنها را انجام دهد، پیشرفت عملکرد مالی یک موقعیت مناسب برای شروع این پروسه است. بهبود فرآیند مالی می تواند فواید بی شماری را برای شرکت یا کسب و کار شما به همراه داشته باشد. مدیریت مالی کارآمد برای بقا و رشد کسب و کار شما حیاتی است و شامل برنامه ریزی، سازمان دهی، کنترل و نظارت بر منابع مالی به منظور دستیابی به اهداف کسب و کارتان می شود.
مدیریت مالی خوب به کسب و کار شما کمک می کند تا استفاده موثر از منابع را انجام دهید، تعهدات خود را به سهامداران عملی کنید، بین رقبا حرف اول را بزنید و برای ثبات مالی بلند مدت برنامه ریزی کنید. مدیریت مالی باید بخشی از فرآیندهای کلیدی در کسب و کار شما باشد و در برنامه ریزی های شما به صورت مستمر گنجانده شود تا در زمان و هزینه صرفه جویی کنید. ممکن است احساس کنید که مسائل مالی شما پیچیده و گیج کننده است اما ده نکته مهم زیر به شما کمک می کند تا کنترل آنها را در دست بگیرید.
مشکلات معمول در عملکرد مالی که باید از آنها اجتناب کنید:
فعالیت های فوق برای تضمین اجرای روان و موفقیت کلی مدیریت فرآیند مالی شما بسیار مهم هستند. با این حال، اگر بر روی فرآیندهای دستی و فشرده کار می کنید تا کارهای خود را تکمیل کنید، قطعا باعث ایجاد مشکلات غیر ضروری می شوید.
به عنوان مثال، بدون فرآیندهای خودکار در کار خود درجا خواهید زد، ممکن است تیم شما موقعیت های مهم را از دست بدهند، وظایف کلیدی را نادیده بگیرند و نرخ خطا را بالا ببرند. طبیعی است که این مشکلات روحیه تیم شما را تحت تاثیر قرار خواهد داد و باعث می شوند که آنها احساس کنند که وقت خود را صرف موارد بیهوده کرده اند، وظایف بی فایده یا یکنواخت انجام می دهند و برای عملکرد ضعیف مورد انتقاد قرار می گیرند. بعید است که بهره وری عملکرد مالی در چنین وضعیتی نتایج مثبتی کسب کند. به همین دلیل بهبود روند مالی می تواند ارزش واقعی کسب و کار شما را نشان دهد.
نحوه بهبود عملکرد مالی
حالا که برخی از موانعی را که بر سر توانایی تیم مالی شما برای انجام سریع تر کارها به طور موثر و با دقت برداشته اید، با ما همراه باشید تا نگاهی به برخی از مراحل بهبود فرآیند مالی بیندازیم، شما می توانید از آنها در جهت صرفه جویی زمان و هزینه خودتان و کارمندانتان استفاده کنید.
1. کاهش میزان خطا
با قرار دادن مداخلات ساده مانند فرم های خودکار، کارهای سفارشی و مجوز به داده های اصلاح شده، به احتمال زیاد خطای انسانی را کاهش می دهید. نرم افزارهای پیاده سازی، یک راه سریع برای ایجاد برخی از پیشرفت های کلیدی در عملکرد مالی شما است.
2. افزایش سرعت پردازش
بهبود روند مالی از طریق شناسایی و حذف وظایف غیر ضروری یا تکراری، خودکار سازی فعالیت های ساده و انجام برخی از فعالیت ها به طور همزمان انجام خواهد شد.
3. کاهش هزینه های اضافی
حتما به دنبال بهبود روند مالی هستید تا به طور مثبت بر جمع کل درآمد و سود و زیان شما تاثیر بگذارد. می توانید هزینه های خود را با اجرای فرآیندهای مالی خودکار که نیاز به مداخله کمتر دارند، کاهش دهید. این فرآیندها همچنین می توانند سرشماری تیم مالی شما را کاهش و بیشتر روی ارزش افزوده تمرکز کنند تا به اهداف کسب و کار شما کمک کنند.
فرآیندهای مالی معمول که باید بهبود یابد
فرصت های بزرگی برای تحقق بخشیدن به پیشرفت های لازم در عملکرد مالی وجود دارد. در ادامه چند نمونه از فعالیت های معمول که می تواند موجب بهبود روند مالی شود را آورده ایم:
• حساب های قابل پرداخت و قابل دریافت، از جمله فاکتور و پردازش پرداخت و فعالیت های صورت حساب
• مدیریت هزینه، از جمله هزینه بازپرداخت کارکنان، تخصیص هزینه و گزارش دهی
• بودجه بندی و پیش بینی، از جمله برنامه ریزی مالی برای آینده
• حسابرسی و جریان نقدی، از جمله گزارش های نظارتی، پیروی از سیاست ها و مدیریت جریان نقدی
• سیستم پرداخت حقوق، از جمله پرداخت حقوق و دستمزد، پاداش و مزایا و مالیات بر درآمد
راهکارهایی مفید در جهت بهبود روند مالی
اگر از صرفه جویی در زمان، پول و منابع که پیشرفت عملکردهای مالی را به شما می دهند، وسوسه شده اید، زمان آن رسیده که شروع کنید و در کسب و کار خود از این راهکارها استفاده کنید. در زیر با برخی از رایج ترین قدم هایی که سازمان های بزرگ در این راه بر می دارند، آشنا خواهید شد:
1. رسیدگی به عملکرد مالی
اولین مرحله ای است که باید به منظور درک نقاط قوت و ضعف و یافتن فرصت ها برای پیشرفت فرآیند مالی بردارید. همچنین سعی نکنید همه چیز را خودتان حل کنید، از افراد ماهر در این زمینه کمک بگیرید زیرا حل مشکلات می تواند یکی از مهم ترین دستاوردهای شما باشد.
2. همراهی با تیم مالی
این مرحله مهم را از دست ندهید، باید برای تغییر در حوزه های مختلف کسب و کار خود، از جمله مدیریت ارشد و کارمندان که در تیم مالی شما کار می‌کنند، همه جانبه از آنها پشتیبانی کنید.
3. برنامه ریزی دقیق
یک برنامه ریزی دقیق برای کسب و کار شما می تواند جایگاهی که در آن قرار دارید و جایگاهی که علاقه دارید در سال های آتی به آن دست یابید را به شما نشان می دهد. باید جزئیات کسب و کار شما و فعالیت های آن را شامل شود، پولی که برای رسیدن به موفقیت نیاز دارید را تخمین بزند. در واقع باید برای هر قدم برنامه ریزی داشته باشید.
4. نظارت بر موقعیت مالی
شما باید به طور منظم پیشرفت کسب و کار خود را نظارت کنید. به طور روزانه چک کنید و ببینید که چقدر پول در بانک دارید، از میزان فروش روزانه و ارزش سهام خود اطلاع داشته باشید. همچنین باید موقعیت خود را در برابر اهداف تعیین شده در برنامه ریزی کسب و کار خود به صورت ماهانه بررسی کنید.
5. اطمینان از پرداخت به موقع مشتریان
کسب و کارها می توانند به دلیل پرداخت های دیر هنگام مشتریان با مشکلات عدیده ای روبرو شوند. برای کاهش مواجه باعدم پرداخت یا پرداخت دیر هنگام توسط آنها، باید شرایط و ضوابط خود را از ابتدا مشخص کرده و به آنها اطلاع دهید. همچنین باید بلافاصله بعد از خرید برای آنها فاکتورهای دقیق و خوانا ارسال کنید. یک سیستم مدیریت اعتبار کامپیوتری به شما کمک خواهد کرد تا حساب های مشتریان را پیگیری و اطمینان حاصل کنید که مشتریان شما به موقع فاکتورهای خود را پرداخت می کنند.
6. اطلاع از هزینه های روزانه و ماهانه
حتی سودآورترین شرکت ها نیز اگر پول نقد کافی برای پوشش هزینه های روزانه و ماهانه خود نظیر اجاره و دستمزد کارمندان نداشته باشند، خیلی زود با مشکل مواجه می شوند. شما باید از حداقل نیازهای کسب و کار خود برای ماندن در عرصه رقابت آگاه باشید و اطمینان حاصل کنید که به دلیل عدم اگاهی شما از این موارد، کسب و کارتان رو به افول نخواهد رفت و با شکست مواجه نخواهید شد.
7. نگه داشتن به روز اسناد حسابداری
اگر حساب های خود را به روز ثبت و نگه داری نکنید، خیلی زود منابع مالی خود را از دست خواهید داد زیرا نمی دانید مشتریان چه زمانی و چه مقدار هزینه های خود را پرداخت کردند یا تاریخ پرداختی خودتان به تامین کنندگان را در صورت نیاز پیدا نخواهید کرد. استفاده از یک سیستم ثبت و ضبط اسناد حسابداری، به شما کمک خواهد کرد که تمای هزینه ها،بدهی بستانکاران و طلبکاران را پیگیری کنید، برای کمک هزینه های اضافی مانند وام به بانک درخواست دهید و در زمان و پول خود صرفه جویی کنید.
8. آگاهی از سررسید مالیاتی
عدم رعایت سررسیدهای مربوط به اظهارنامه های مالیاتی و عدم پرداخت مالیات می تواند جریمه و هزینه زیادی را به شما تحمیل کند. اینها هزینه های غیر ضروری هستند که می توانید با برخی از برنامه ریزی های ساده از آنها اجتناب کنید. نگه داشتن سوابق دقیق موجب صرفه جویی در وقت و پول کسب و کار شما می شود و شما می توانید مطمئن باشید که به موقع مالیات خود را پرداخت می کنید. بنابراین، مهم است که به تعهدات کاری خود پایبند باشید.
9. تبدیل شدن به یک کسب و کار کارآمد
آیا کسب و کار شما در بهترین حالت و بالاترین کارایی خود قرار دارد؟ صرفه جویی در انرژی و پول می تواند با اجرای تغییرات در رفتار و استفاده موثر از تجهیزات موجود رخ دهد. این یکی از آسان ترین راه ها برای کاهش هزینه‌ها است. وسایلی که در محل کار خود با چکاپ مداوم و توسط آنها می توانید صرفه جویی انجام دهید عبارتند از وسایل گرمایشی، نورپردازی، تجهیزات دفتری و دستگاه تهویه
10. کنترل سهام
کنترل موثر سهام تضمین می کند که مقدار صحیح سهام موجود در زمان مناسب را می توانید خریداری کنید، به طوری که سرمایه شما بیهوده تلف نشود. شما باید سیستم ها را جوری تنظیم کنید که بتوانید به راحتی کنترل سطح سهام خود را در دست داشته باشید، کنترل این مورد به شما این امکان را می دهد که پول نقد آزاد کنید، در حالی که مقدار مناسبی از سهام موجود را نیز در اختیار دارید.
11. تامین بودجه مناسب
ضروری است که روش مناسب سازوکار امور مالی را برای کسب و کار خود انتخاب کنید، هر روش اداره امور مالی برای برآورده کردن نیازهای مختلف طراحی شده است. کسب و کارهای کوچک تر معمولا بیشتر بر سرمایه گذاری تجاری و سرمایه گذاری شخصی تکیه دارند، اما این مورد ممکن است بهترین نوع بودجه برای شرکت شما نباشد.
12. مقابله با مشکلات
همیشه مقابله با مشکلات مالی برای کسب و کارها بسیار پر استرس است، اما کمک و توصیه های لازم و در دسترس برای کمک به مقابله با آنها برای شما وجود دارد تا قبل از اینکه برای رسیدن به این توصیه های حرفه ای در جهت مقابله با مشکلات دچار دردسر شوید. همچنین با کمک برخی از گام های اولیه می توانید تاثیر این مشکلات اعم از بدهی ها را به حداقل برسانید و مدیریت جریان نقدینگی خود را بهبود بخشید.
فرصت های زیادی برای بهبود فرآیند مالی در محل کسب و کار شما با استفاده از نرم افزارها و اتوماسیون اداری برای به دست آوردن بهره وری لازم وجود دارد. هنگامی که شما با کمک این رهنمودها شروع به تغییر فرآیند و عملکرد مالی خود می کنید، به سرعت متوجه اثرات مثبت آنها در کل کسب و کارتان می شوید.
نرم افزار صندوق قرض الحسنه گندم یکی از همین نرم افزارها در جهت بهبود فرآیندهای مالی است که می توانید از آن استفاده کنید. با استفاده از نرم افزار قرض الحسنه گندم، شما می توانید فرآیندهای حسابداری خود را ارتقا داده و از تمام مزایای مثبت آنها نهایت استفاده را ببرید.